秘书四级·会议管理.pptVIP

秘书（四级）·会议管理 ;会 议 管 理; 二、会议的概念; 会议6个特征： ·会议的召开必须合法（或合乎一定的会议规则）； ·会议必须有一定的议题； ·会议必须有一个最低人数临界点； ·与会人员有平等发表意见的机会； ·会议的目的（有多种目的）； ·要有组织有领导地举行会议。 ; 10个基本构成要素 ⑴会议的任务，具体体现为会议的内容议题 ⑵会议的名称 ⑶会议的领导、主持者与筹办者 ⑷会议的参加对象、代表与列席人员 ⑸会议时间与日程安排 ⑹会议地点，包括大型会议的主、分会场 ⑺会议的物资设施 ⑻会议的信息（文件、资料、发言） ⑼会议的形式与程序、议事规则 ⑽其他，与会议同时结合进行的事务，如展览、 交易、参观、表彰、选举等。 ; 必不可少的六要素 1．与会者 ：参加会议的正式成员，包括 主持人、秘书 ，服务人员除外。 应具有：必要性、重要性、合法性 2．主持人：会议过程中的主持者和引导者，也 是会议的组织者和召集者 当然主持人 临时主持人 3．议题：会议所要讨论的题目，所要研究 的课题，或是所要解决的问题 四性：必要性、重要性，明确性、可行性 议题产生 ：领导根据需要指定 秘书提出、领导审定 ; 4．名称 概括并能显示会议的内容、性 质。等同于“会标”，须规范 5．时间 ⑴ 会议召开的时间 ⑵ 整个会议所需要的时间、天数 ⑶ 每次会议的时间限度 会议召开时间的因素： ⑴需要 ⑵可能 ⑶适宜 ⑷领导人时间 6．地点 会址 ，会议召开的具体场所 ; 三、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 ; 2．显示一个组织或一个部门的存在; 四、会议的目的;五、会议的种类 ;第二章 会前准备 第一节 会议筹备工作机构职责规范 一、会务工作机构的设置 ㈠ 常设会务工作机构 ㈡ 临时会务工作机构 ㈢ 三级会务工作机构 ㈣ 二级会务工作机构 ㈤ 一级会务工作机构 ; 二、会务人员的职务名称 ; 1．秘书组 ⑴ 负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、 印刷、发送等工作 ⑵联络各代表团，了解掌握各代表团的讨论情况，进行汇 总综合，并及时向秘书长、大会主席团报告 ⑶ 编发大会简报、快报 2．组织组 ⑴ 承办代表资格审查方面的事宜，包括提出代表资格审 查意见，起草代表资格审查报告等；负责编制代表名册 ⑵ 承办选举方面的事宜，包括起草选举办法、选举大会 主持词，编制选举程序、候选人名单、候选人情况介绍等；负 责汇总代表团酝酿、讨论候选人及选举事项的意见 ⑶ 承办大会秘书处交办的有关事项; 3．宣传组 ⑴承办新闻发布和宣传报道方面的事宜 ⑵ 组织、安排、协调记者的采访活动 ⑶ 负责音像资料的录制、管理工作 4．会务组 ⑴ 承办会议活动方面的有关事宜，包括编发会 议通知，安排布置会场，协调会议活动等 ⑵ 负责大会证件的制发和文件材料的印发、清 退工作 ⑶ 负责大会值班、联络、来信来访和保密工作 ⑷ 负责大会秘书处交办的各项工作; 5．后勤组 ⑴ 编制大会预算，负责会议财务管理 ⑵ 负责大会食宿、车辆、医疗及生活服务工作 ⑶ 组织、安排大会的其他活动 ⑷ 负责代表的迎送工作 不设后勤组的，其工作由会务组负责 6．保卫组 ⑴ 承担安全保卫事宜，包括各个会场、代表住 地以及代表集体外出活动的安全保卫、警卫工作 ⑵ 负责会场和代表住地车辆疏导 ⑶ 协助会务组搞好证件的查验工作 有关安全保卫、警卫等执勤任务，可从公安机 关、武警部队抽调人员承担 ;第二节 会议筹备工作 一、 会议筹备的主