文档排版通用技巧.docxVIP

感谢下载载 精品 无论用 Word 还是 wps 排版文档时难免会使用文本对齐、 段落设置的功能，本文总结 了 Word 和 WPS 通用的文本排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮助。 1.单元格数字小数点对齐 选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可 选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。 在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择 “无”。 然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除” 按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。 2.段落对齐 一般在文本每个段落的首行文字都会缩进 2 个字符，编写文档时先不处理段落格式， 编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口 ，在“缩进和 间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。 如果要让文本内容自动适应页面的宽度 ，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对 齐”。 3.巧设“列”距 在“段落”设置中可以使用“间距”的“行距” 功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列 距的设置选项。 感谢下载载 精品 如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文 档网络” 选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如 “20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。 “样式格式”在文档中的妙用 相信好多朋友都见到过 Word的“样式与格式”功能，如图 1 所示。 但是，大多数朋友可能还 是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word 的默认样 式太简陋，也不及格式刷用起来方便 ……”这样的答复。 其实，笔者认为这都是由于大家对 Word 样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者 就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？ 感谢下载载 精品 好处一. 快速同步同级标题的格式 好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找 同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。 试想要在几十页、 上百页的文件里找 出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里， 领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了， 整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而 解了。 一. 快速套用现有标题样式 1. 编辑完成后套用样式 这种方法非常类似于平时的格式刷使用， 需要先将标题选中， 然后再点击“样式与格式” 窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有 同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实 用多了。 2. 编写文件时套用样式 这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式 设置一个快捷键 感谢下载载 精品 1 ) 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图 2 位 置 1 2 ) 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图 2 位置 2 3 ) 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可， 如图 2 位置 3 4 ) 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键 感谢下载载 精品 而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。 二. 快速修改同级标题样式 不过，刚才使用的还都是 Word 默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有 精品 着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。 1. 手动更新同级标题 首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮(如图 2 位置 1 )，执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标 题(同级标题)会马上同步换成新样式。如图 3 所示 2. 自动更新同级标题 而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话， Word 还支持一个自动更新样式的功 精品 能，用起来更加方便。 同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图4 所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。 这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马 上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。 好处二. 快速在文档中定位 Wor