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物资采购管理制度 一、目的 为有效地实现物资采购管理，规范采购流程，控制采购成本，保证采购质量，加强供应商管理，确保公司经营活动的正常进行，优化企业效益，制定本制度。 二、适用范围 适用于公司所有物资采购活动。 三、制度要求 3.1 采购管理部门 公司设立采购管理部门，由专人负责采购管理工作。该部门应负责招标采购、定点采购、询价采购等采购活动的组织、管理和监督，并负责与供应商、相关部门、经理及财务部门的沟通和协调工作。 3.2 采购流程 3.2.1 采购计划 公司每年制定物资采购计划。采购计划应明确采购物资及其数量、提前时间、采购方式及其他相关要求，并定期更新。 3.2.2 采购方式确定 采购方式根据采购物资的类型、数量、紧急程度、市场供求情况等因素，综合考虑，确定招标、定点或询价等采购方式。 3.2.3 采购程序 根据采购方式确定采购程序，包括采购需求申请、编制采购计划、编制采购方案、编制招标文件或询价单、公开招标或询价、评标、定标、签订合同、验货、入库等环节，确保每个环节的程序合法、规范。 3.2.4 采购合同 签订采购合同和其他相关协议时，要明确规定合同双方的权利和义务、合同期限、采购物资的规格、数量、价格以及质量标准、交货期限等内容，保证合同内容的合法、完整、准确。 3.3 采购审核与审批制度 3.3.1 采购审核 采购计划、采购方案等需采购管理部门审核。 采购合同或其他相关协议需采购管理部门、财务部门审核。 需财务总监审批的采购合同金额大于10万元，需董事长审批的采购合同金额大于50万元。 3.3.2 采购审批 采购计划、采购方案需总经理审批。 需董事长审批的采购计划和采购方案有： (1)金额大于100万元的重要物资采购计划或采购方案； (2)涉及国际贸易或与国内外合作开发有关的采购计划或采购方案。 3.4 供应商管理 3.4.1 供应商准入 采购管理部门现场考察供应商的资质、生产设施、经济实力、生产管理及质量控制能力、社会信誉度等重要事项。供应商的资信情况和质量信誉记录等应纳入供应商评估的考虑因素。 3.4.2 供应商评估与管理 对经常性供应商和重要供应商实行分类管理，定期对供应商执行情况、服务质量、产品价格等进行评价，并根据评价结果采取相应的奖惩措施。 3.4.3 供应商培训 针对供应商的特殊需求，组织供应商人员进行生产、质量、安全、环保等方面的培训。 3.5 采购文件管理 所有采购文件应当存放完整、准确、保密。招标文件、询价书、采购合同、采购方案等各种采购文件都应当有完整的文件编号，并标有审批人、审核人、签订人、签订时间等重要信息。 四、责任和制度的执行 4.1 采购管理部门应认真执行本制度，并对不符合制度要求的工作情况及时报告总经理和董事长。 4.2 其他部门和个人应积极配合采购管理部门，按要求履行工作职责，不得干涉采购管理部门的正常工作。 4.3 对于违反本制度规定的行为，将依法作出处理。对违反规定给公司造成经济损失的，按法律规定承担赔偿责任。 五、制度维护和修订 本制度的修订，必须由制度的主管部门或相关部门提出或建议，经总经理或董事长审批后执行。对本制度的执行情况，采购管理部门应定期进行评估并提出改进意见，保证本制度始终保持有效性。