秘书实务教学课件作者朱淑萍模块5秘书的“办会”工作-全文可读.pptxVIP

模块5 秘书的“办会”工作内容提要第1单元 会前筹备工作第2单元 会议期间的工作第3单元 会后工作 内容提要· 会议已成为现代社会开展政治、经济、文化及其他活动的一种重要形式。会务工作是秘书主要工作之一，本模块主要是对会议工作、会议的含义和分类、会议的要素、办会的原则进行了系统的论述。通过本模块的学习，为将来开展会务工作打下良好的基础。返回 第1单元 会前筹备工作· 【情景案例】··· 某单位承办2006年度省内系统工作会议，办公室秘书老万把会议安排在当地四星级宾馆湖滨饭店。会议准备期间，单位主要领导外出，办公室在征得其他副职领导同意后把会议时间定了下来，并积极做好各项准备工作。正当下发会议通知之际，主要领导回到单位。他在听了老万的汇报后，觉得办公室擅作主张，心里不悦，推翻原定计划。项目任务:单位领导为什么觉得办公室擅作主张?秘书老万做错了什么?下一页 返回 第1单元 会前筹备工作上一页下一页返回 任务分析:上述案例秘书在会前的准备过程中存在一些不足，使得会议出现一些状况。秘书老万应维护主要领导的权威，绕过主要领导做决定就是擅作主张，秘书可以代表领导洽谈和处理许多事情，但重大决策仍需领导定夺。【相关知识】作为一名秘书怎样进行会前的准备工作，才能使一个会议圆满成功呢? 第1单元 会前筹备工作上一页下一页返回一、会议概述(一)会议的含义会议是人类社会政治生活、经济生活中相互交往必不可少的 一种活动形式，是有组织有领导地商议某种事情的集会，是 按照规定的时间、地点和程序，组织有关单位人员的一种活 动方式，是各级机关、企事业单位、各种社会团体商讨问题、部署检查工作、总结经验和进行决策的重要活动形式。会议 往往是事先约定的，有组织、有目的的。会议与一般集会的 区别在于它要商议事情，重在“议”。如果一个集会没有“议”的程序，没有要商议的事项，如舞会、新闻发布会、表彰大会等，就只能叫做会或集会，而不能叫做会议。这概括了会议形成的基本条件:有组织、有领导、商议事情、集会。 第1单元 会前筹备工作上一页下一页返回· “会议”一词有两种含义:一是指有组织有领导地商议事情的集会，如领导办公会、代表大会;二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，如全国人民代表大会、中国人 民政治协商会议、外国的议会等。这里主要探讨的是第一种。···· (二)会议的构成要素 1.会议的名称比较重要的会议都有确定的名称。常用的会议命名方法有: (1)以序号命名，如“中国共产党第十四届中央委员会第六次全体会议”(简称“十四届六中全会”)“第八届全国人民代表大会第四次会议”“x x厂第二次职工代表大会”“x x股份有限公司第四次股东大会”等。 第1单元 会前筹备工作上一页下一页返回·· (2)以会议主题命名，如“延安文艺座谈会”“全国宣传工作会议”“扫黄工作汇报会”等。以会议参加者的身份命名，如“全国秘书长、办公厅主任会议”“青年科技工作者代表大会”“优秀企业家座谈会”等。以会议召开的地点或时间命名，多用来指称历史上的重要会议和一些没有特定名称的例行工作会议，如“遵义会议”“庐山会议”“八一七会议”“x x年x月x日厂长办公会议”等。 第1单元 会前筹备工作上一页下一页返回2.会议时间 会议时间包括会议何时召开和会议开多长时间两层含义。有些法定会议和例行的办公会议有确定的召开时间，有些会议没有确定的召开时间，法定的或例行的会议在必要时也可提前或延期召开。恰到好处地选择会议召开的时间是一门高超的领导艺术，因为有些会议只有在特定时间(即最佳时机)召开才能取得预期效果。会议开多长要根据会议的内容和会议进程来确定。 第1单元 会前筹备工作上一页下一页返回3.会议地点 会议地点也包括两层含义:一是会议在哪个地区召开，例如是在北京开还是在广州开，是在县城开还是在某个乡镇开等;二是具体会场选在何处，即哪个礼堂、哪个会议室或哪个现场等。选择会议地点要服从会议内容的需要，同时要考虑接待能力、会场设备、安全保障，涉密会议还要考虑到保密条件。 第1单元 会前筹备工作上一页下一页返回4.会议人员会议人员包括会议的参加者、会议的主持者和会议的辅助人员。(1)会议的参加者是会议的主体，法定会议的出席人必须是按法定程序产生的，如人大会议、政协会议、职工代表大会等，这类会议的法定出席人必须达到一定比例才能召开。法定会议可以根据需要邀请一些不具有法定资格的人员列席会议。非法定会议的参加人由主办会议的领导机关根据需要确定，并在会前发出正式通知。 第1单元 会前筹备工作上一页下一页返回 (2)会议主持人的职责是使会议按照法定程序或原定的会议程序正常进行，包括宣布开会、掌握会议议程和时间、安排发言顺序、主持会议表决和选举。法定的大型会议由通过选举产生的主席团主持，一般会议由召开会议的机关领导人主持。