《会展项目策划与组织》(张静) 模块三 会展项目相关活动策划.pptVIP

《会展项目策划与组织》(张静) 模块三 会展项目相关活动策划.ppt

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* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 任务二 展中会议策划 日期 时 间 活 动 地 点 2月7日 全天 参会人员报到 ××酒店 11:30~13:30 午餐 ××酒店餐厅 17:30~20:30 晚餐 ××酒店餐厅 2月8日 06:30~08:30 早餐 ××酒店餐厅 08:40~12:00 乘坐磁悬浮列车 磁悬浮站 参观工厂(1) 上海××工厂 12:30~12:50 午餐 ××自助餐厅 15:00~18:00 参观工厂(2) 上海××工厂 乘坐磁悬浮列车 磁悬浮站 18:30~20:00 晚餐 ××酒店餐厅 表3-2-1 ××全国经销商大会日程安排 详情表格见书本第91页 大会秘书处 2019年2月1日 会议程序是指某一会议或会议中某一项活动的详细步骤。 会议程序可以让与会者详细了解会议活动的内容、时间和顺序,同时也是会议主持人掌握会议流程的依据。 书面结构包括标题、题注、正文和落款。 标题:由会议或活动全称加上“程序”或“顺序表”组成。 题注:标明会议的基本信息。 正文:可用序号标引,详细、明确地列出各项具体活动的步骤和细节;也可用时间来标引,以便控制各项活动的时间。 落款:一般为会议秘书处,也可省略。 任务二 展中会议策划 会议程序 会议公关 会议的公关对象即参加会议的人员,包括会议贡献者和会议影响者。 会议贡献者包括会议的发言人、支持者及服务人员。 会议影响者包括倾听会议的人、受会议结果影响的人,以及利用会议实现自身目的的人。 会议组织者必须明确会议贡献者和会议影响者分别是谁,属于哪一个层次,他们的需求是什么。只有确定了公关对象,才能更好地开展公关活动。 任务二 展中会议策划 会议预算:预算是一种将资源分配给特定活动的数字性计划。在会议筹备过程中,会议预算决定了整个会议的选址、规模、规格、活动方式等诸多要素。 任务二 展中会议策划 会议预算的类型 会议预算大体分为收入预算和成本预算。 收入预算是收入预测的一种特定类型,是对会议未来收入额的规划。 成本预算是指列出会议主办方为实现目标而开展的主要活动,并将费用额度分配给这些活动的行为。 会议预算表的一般格式如表3-2-2所示。 编制会议预算的依据 编制会议预算的依据主要包括:主办方和承办方的利润目标、上一年同类会议的预算情况及会议评估报告、最近的会议市场情况、公司在会议方面的政策和策略、公司外部环境的变化情况等。 任务二 展中会议策划 表3-2-2 会议预算表 费用名目 占总收入比例 金额 总计 收入预算 参会费 赞助费 广告收入 冠名权费 发言费 其他相关收入 成本预算 场地租金 会场设施及布置费用 宣传推广费 主讲人及嘉宾接待费 资料印刷费 办公及人员费用 税费 其他不可预测费用 利润: 会议实施 任务二 展中会议策划 会议实施主要包括以下内容:会议召开前的会场检查,会场的迎宾、引导,会场秩序的维持,提供周到的会场服务,做好摄影、拍照工作,做好会议记录等。 开幕式 比赛评奖活动 表演活动 公众人物见面会 开幕式 任务三 了解会展项目中常见的活动 开幕式是国内外大型会展项目的主要礼仪程序之一,其主要内容是邀请国家领导、国家相关部门负责人或当地领导人和嘉宾出席开幕仪式,在重要领导发表讲话后,宣布此次展会正式开始。 开幕式一般比较隆重,会吸引大量媒体记者和观众的注意,因此,对于展会本身及参展商而言,开幕式是绝佳的宣传推广平台,也可为参展各方提供拓展人脉的机会。 开幕式的策划要尤其慎重,以保证活动顺利进行。 任务三 了解会展项目中常见的活动 开幕大厅内外的布置要提前完成,并进行安检。 确定礼仪人员、接待人员的分工及任务。 提前检查、调试音响设备,确定播音员和乐队人选。 确定领导和嘉宾的排序并务必核准其姓名、性别及职务。 开幕式注意事项 确定致辞人、剪彩人的次序和站位。 准备领导参加开幕式时要佩戴的鲜花或贵宾标志。 确定开幕式的流程。开幕式的一般流程如下:主持人宣布开幕式开始、领导嘉宾致辞、一位或多位领导宣布展会开始、乐队演奏曲目。 开幕式的时间最好控制在半小时左右,不宜超过1小时。 开幕式后,领导及嘉宾通常会率先前往展馆参观。因此,要提前勘察,规划好参观路线,安排人员陪同前往,并准备简要介绍。 任务三 了解会展项目中常见的活动 1、 成立专家评审团负责比赛的评比工作。评审团的成员要有公信力和影响力,在该行业或领域内有一定身份及地位。评审过程须严格按照赛事规则操作,让参赛者和观众充分了解,使他们对比赛结果心悦诚服

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