采购信息管理规定.doc

PAGE PAGE 1 采购信息的管理规定 目 录 1. 总则 2.引用程序、规定和文件 3.定义 4.职责与权限 5. 规定或程序 6．记录 7．附录 附录A QG/XGS 0708B1 《产品/外协件（年、月）需用计划表》 附录B QG/XGS 0708B2 《物资采购计划表》 附录C QG/XGS 0708B3 《分包/劳务申请表》 附录D QG/XGS 0708B4 《 服务申请表》 总则 1.1目的 为确保采购信息的充分性和及时传递，避免错购、多（少）购，延误工期，特制定本规定。 1.2适用范围 本规定适用于本公司/二级单位、项目部对采购信息的管理。 引用程序、规定和文件 QC/XGS 0402—2010《质量记录的控制程序》 QG/XGS 0707—2010《供方的评价、选择和控制规定》 QG/XGS 0709—2010《采购产品/供方的验证规定》 原局发[2006]32号 《公司物资管理办法》 定义 本规定采用了GB/T19000—2008 idt ISO9000：2005《质量管理体系 基础和术语》的定义及下述定义： 3.1服务方：指向本公司提供气象、水文、地质等资料的组织，以及受本公司委托对本公司使用的检测、试验和测量设备进行检定、校准的组织。 3.2本公司：指。 3.3二级单位：指直接隶属本公司管理的分局、厂、部、院、项目等单位。 4 职责与权限 4.1二级单位工程技术部门要认真对施工图纸进行会审，了解工程进度、工期要求及工程量大小。审核采购产品供方资质、能力是否满足施工技术要求。审核施工作业层申报服务/分包方/劳务需求。是否符合分项工程或业务工作需要，负责采购信息的充分性和及时传递。 4.2二级单位/项目部物资部门，要掌握施工量及施工进度，确保物资按时间进场，明确了解各项工程对物资的技术要求及质量要求，掌握供方经营范围、生产能力和库存情况。审核施工作业层的物资需求计划，是否根据施工计划和要求编制并满足订货合同需要。签定合同要严谨，对所购产品/外协件的质量负责。 4.3施工作业层/科室，根据工程施工要求，明确所需产品/外协件/供方/劳务/服务的技术、质量或人员资质要求，提出及时、详尽的需求计划/申请，对采购需求的真实性负责。 规定或程序 5.1产品/外协件采购信息的管理 5.1.1二级单位/项目部生产技术部门，按照中标合同的技术资料和施工组织设计及施工进度，明确向各施工作业层下达具体的施工任务、工期和要求。 5.1.2施工作业层，根据生产、施工任务，结合图纸、技术资料，确定产品/外协件的需要情况。 5.1.3施工作业层所需产品/外协件的名称、数量、规格型号、质量或技术要求以及使用时间等，应清楚地表明在需用计划中，并保证这些要求能满足生产及施工的需要。 5.1.4二级单位/项目部物资管理部门，经过全盘综合平衡、汇总，编制准确的产品/外协件采购计划。 5.1.5采购计划作为执行文件，应满足各单项工程的需要，并评价、选择和确定适宜的供方（厂家），在交付实施前，应得到审批。 5.1.6通过货比三家，综合价格、质量、服务等因素，经过审核、审定，确定优选的供方（厂家和经销机构）。 5.1.7电话（口头）定单，要准确表述采购的要求，并做好通话通知记录；条款合同内容应填写清楚、完整，尤其是对有特殊质量要求、违约责任及解决纠纷的方式等，要表述清楚。 5.1.8外出签定合同时，须经单位领导同意并授权，合同签定情况要及时反馈。 5.1.9采购化学危险品时，应到当地公安部门办理有关手续。 5.1.10由供销机构供货时，供货发票上应注明生产厂家。 5.2分包工程/劳务采购信息的管理 5.2.1项目施工单位，根据工程量、工期、工程进度等，提出分包工程/劳务采购申请（见QG/XGS0708B3表）。 5.2.2项目施工单位，应在采购申请中，明确填写项目内容及技术要求、实施地点、实施期限及人员资质和专业要求，并推荐分包方名单。按规定QG/XGS 0707执行。 5.2.3二级单位/项目部工程管理部门，对申请进行以下内容的审核： 分包工程/劳务是否必要，各项要求是否能达到； 单项工程施工图纸、技术要求、施工进度安排、工期要求等资料的提供是否齐全； 选定的分包方/劳务人员，能否满足工程质量、工程工期的需求； 审核、落实后，报单位领导审批; 5.2.4项目施工单位，根据批准后的申请，与分包方/劳务人员签定合同/协议，组织实施。零星工程未签合同/协议的，要与分包方/劳务确认其要求。 5.2.5当合同/协议开始实施或完成时，按QG/XGS 0709《采购产品/供方的验证规定》实施监理和验收。 5.2.6若需在分包方处验证产品时，应在合同