订单管理程序.docVIP

订单管理程序 1:目的 为使公司生产及出货顺利进行,生产之产品符合法律法规及客户要求，特订立此文件。 2：适应范围 从客户下订单到成品出货之整个过程。 3：定义 急单：急料申请,成品交期紧,在两个工作日的订单。 插单：客户随时下的不在正常排程内的订单。 正常单：物料齐备,可按正常排程安排并交货之订单。 4：职责与权限 4.1业务部 4.1.1订单初级评审及接受 4.1.2出货审核 4.1.3出货异常处理 4.1.4与客户之沟通及客户满意度之调查 4.2生产部 4.2.1生产工单下发 4.2.2生产组织 4.2.3生产质量监控 4.2.4生产不良回馈及处理 4.2.5出货异常之反馈及协助处理 4.3仓库 4.3.1物料发料 4.3.2物料保管 4.3.3成品入库 4.3.4出货 5作业流程图 略 6作业说明 6.1接单及审核 6.1.1 客户传真或直接下的订单或排程,由业务部进行初步评审，若无问题,交主管审核,并在订单签字确认，表示订单巳接受。一般不接受口头订单。客户所需之样品可不需订单。 6.1.2如有问题或不明之处,可以电话方式与客户方沟通协商或询问清楚,并将结果记录于《电话记录》上。 6.1.3若达不到要求或无法接受的订单应立即向部门主管反映，根据主管的批示再跟客户联络或更变订单，并将结果记录于《电话记录》上。 6.1.4如果为新产品或样品,业务部可交生产部作打板试样. 6.3生产安排 6.3.1 生产部文员开出《生产制工单》给各生产班组，如客户有特殊要求时,生产部文员应在《生产制工单》备注栏上注明。 6.4进度跟催 业务对巳下发给生产部的订单需要跟催生产部进度，每天及时更新订单广告牌,,掌控生产进度。 6.5急单处理 6.5.1 如果有客户传来之急单,业务部应先对急单进行审核,与仓库及生产部确认是否有料,并依原订单交期要求、生产负荷,确认是否可以排入生产,若可,则需先把急单优先排程生产，再安排程正常订单。并对原来生产作相应调整,交部门主管审核,在排程上签字确认。 6.5.2若虽为急单,但无法排入生产时,业务部或计划部应及时与客户联络,取得客户协助或谅解, 讨论订单是否可作相应之调整。若可则依与客户讨论之最终要求作排程;若无法调整时,则可采取紧急措施,例:寻求外发加工或以加班等方式特别处理,或暂不接收此单。以上与客户之讨论结果应如实记录于《电话记录》上。 6.6插单处理 如在正常安排外,又有客户插单时,如急单处理方式,由业务部对相关事项之确认,并由生产部确认是否可插入生产,若可插入排程,则对原排程进行调整,并经主管审核后交制造部生产;否则与客户联络进行调整. 6.7订单更变处理 6.8出货计划 6.8.1 业务部依照交货日期提前一天制做《出货计划》，经部门主管审核后，传仓库作出货准备。 6.8.2如因为质量异常、物料关系或其它原因,可能造成订单无法依原计划完成时,业务部及时与客户联络，说明原因,与客户讨论,并回复可交货之日期,取得客户之谅解及同意,并将客户之回复记录于《电话记录》上,后应在最短之时间完成订单,交付客户。 6.8.3对于订单延迟之原因,各相关部门应进行分析,若为质量异常依《纠正与预防程序》作相应处理;若为其它原因,各部门亦应进行分析,并提出措施,以防类似问题再发。 6.9出货 6.9.1 仓库依计划部之《出货计划》准备完出货物品后,制作《出货单》及《装箱明细表》, 《出货通知单》及《装箱明细表》交业务部及部门主管审核，后进行编箱。 6.9.2 出货前仓库依《装箱明细表》及《出货通知单》,再次确认数量、规格、客户等事项，并经QC人员检验合格后,方可出货. 6.10订单结案 6.10.1业务部根据客户订单及排程表确认出货达成状况,并在客户订单上作好标记，表示已出货。 6.10.2对已完成交货之订单,业务部应对客户之使用状况继续进行跟踪。 7.参考文件 《品质手册》 《生产管制程序》 《产品防护程序》