企业数字档案馆建设指南.pdfVIP

共享知识 分享快乐 企业数字档案馆建设指 为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建 设工作，国家档案局组织编制了本指南。 本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。 除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014 ）。 本指南由国家档案局提出并归口。 本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司 本指南主要起草人：付 华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊 伟、孙晓 光、周 喜、皮 楠、环 红 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 目录 1 概念与基本特征 4 1.1 概念 4 1.2 基本特征 4 2 建设目标与原则 5 2.1 建设目标 5 2.2 建设原则 5 3 基础设施建设 6 3.1 机房建设 6 3.2 网络设施 7 3.3 硬件设备 7 3.4 基础软件 7 3.5 其他设施 7 4 电子档案管理系统建设 8 4.1 收集功能 8 4.2 整理功能 9 4.3 保存功能 11 4.4 统计功能 12 4.5 利用功能 13 4.6 系统管理功能 14 4.7 传统载体档案辅助管理功能 16 4.8 其他可选功能 17 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 5 数字档案资源建设 17 5.1 传统载体档案数字化 17 5.2 电子文件归档 18 5.3 专题数据库建设 19 6 制度规范建设 19 6.1 制度建设 19 6.2 标准规范建设 19 8 经费与人才保障 21 9 建设步骤 22 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证 和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经 营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作 用。 随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档 案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展 要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与 服务能力，提高企业管理水平。 1 概念与基本特征 1.1 概念 本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术固化档案工作 业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进 行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统 平台。 1.2 基本特征 与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征： 1）档案资源数字化 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行 数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 2）档案管理信息化 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数 字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 3）档案服务知识化 企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式 和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有 针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。 2 建设目标与原则 2.1 建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全 面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力， 为企业持续健康发展提供有力支撑。 2.2 建设原则 企业数字档案馆（室）建设应坚持以下原则：