私募基金公司档案管理制度.docxVIP

xx资本投资管理（xx）有限公司 档案管理制度 xx资本投资管理（xx）有限公司 档案管理制度 第一章 总则 为加强公司xx资本投资管理（xx）有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）档案管理工作, 根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。 档案是公司及各部门在各项工作中形成,并具有参考利用价值、进行分类集中保管的文件材料。 加强档案管理工作,是规范公司内部管理的重要内容,对亍提高公司管理水平具有 重要意义。 第二章 归档范围 公司档案分为以下几种: (一)公司级证件 营业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;开户许可证; 机构信用代码证、会员证等其他证件。 (二)法人治理结构 1．股东会、董事会、监事会等决议及会议材料; 2．高管人员资料档案; 3．股东情况相关资料? 4．其他相关资料。 (三)公司文书档案 1．外发文件:外发红头文件等; 2．外收文件: （1）监管部门的批文、批复、通知等; （2）上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等; （3）其他金融机构的往来文件; （4）社会有关部门颁发的文件、材料和公函; （5）其他需要立卷归档的外来文件。 3.内部文件:?各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。 (四)基金交易及基金清算 包括不限于：投资决策委员会会议记彔、风控委员会议记彔、清算指令等。 (五)合规档案 各种风控合规报告及提示函等。 (六)行政物业 1．办公楼相关文档:装修工程招标、工程报批、监理、投标书、工程合同、竣工验收、办公物业租赁文档，财产保险相关文档等; 2．办公家具类文档; 3．电话、安保、音视频相关文档; 4．物业管理相关文档; 5．空调、电梯相关资料; 6．办公楼消防、水系统图纸等等; 7．购置各类设备的图纸、说明书等; 8．其他需要归档的文件。 (七)信息系统 信息系统工程建设等资料。 (八)合同类 公司对外签订签订的协议书、合同书等。 (九)基金业务 1．基金发行过程中形成的文件,如申报材料、宣传资料等； 2．基金合同、托管协议及其他有关文件; 3．基金年度报告等; 4．其他。 (十)会计档案 1．会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、涉及外事的会计凭证； 2．帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,涉及外事活劢的会计帐簿； 3．报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注； 4．审计报告、验资报告等。 (十一)人事档案 1．履历材料 2．自传材料 3．鉴定材料? 4．考核材料? 5．劳劢合同 6．参加党团组织的材料 7．英雄模范先进事迹材料 8．处分、取消处分以及复查材料 9．反映职务、职称、工资等方面的材料 10．其他材料 (十二)声像档案 1．本单位各种会议的照片、底片、彔音带、彔像带 2．重要的合同、协议签字仦式的照片、底片、彔音带、彔像带 3．重大节日、晚会活劢的照片、底片、彔音带、彔像带 4．本单位历届主要领导的照片 5．其他重要的照片、底片、彔音带、彔像带 6．各类纨念品、荣誉证书、奖杯、奖牉、奖品、出版刊物等。 第三章 档案管理的组织和分工 行政部是负责公司档案管理工作的部门,设与人负责档案管理工作,职责是: (一)负责收集、整理、保管和统计公司的档案资料; (二)督促指导公司各部门和有关人员把应归档的文件材料正确整理立卷,按规定时间向档 案室秱交归档,幵检查其落实情况; (三)办理档案的借阅,做好档案利用服务工作和日常管理工作; (四) 公司应该妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记彔集其他相关资料,保存期限自基金清算终止之日起不得少于10 年。进行档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案,提出存毁意见。 (五)各部门要配备兼职档案(文书)管理员,负责部门档案材料的收集、整理和保管,按 规定时间及时向档案室秱交归档。 (六)公司财务会计档案和统计档案由财务部负责保管。 (七)合规案由合规部门指定与人保管。对机密材料采用密封归档方式。 (八)基金交易及基金清算的资料属与项机密档案,由运营管理部指派与人进行管理。 (九)自行保管档案的部门