物料采购管理制度【最新】.pdfVIP

物料采购管理制度 一、物资采购管理程序 1、采购物资分类 (1)、A 类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的 IT 设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设 与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办 公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其 它行政类物资及服务。 (2)、B 类物资:工程水、电、土建类物资。为满足小区设备设施 维护而需要的各种水、电配件、土建施工常用品。 (3)、C 类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、 消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以 及维护。 (4)、D 类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、 清洁等全体职工的工服及劳动保护用品。 (5)、E 类物资:固定资产类物资。 2、采购流程及采购方式 (1)、采购流程:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月 20 日编制申购计划,报到采购员处，由采购员填写《申购单》--报相关 部门主管审核--项目经理审核--副总经理审批--总经理审批--采购人员 按计划采购--物资使用部门验收--采购人员办理财务等相关手续并登 记管理。如需紧急采购，采购人员需得到总经理口头允许,可以先行 采购,而后补办《申购单》手续。 (2)、采购方式:除(1、行业垄断的项目;2、由于市场垄断供应商不 足三家，又没有合适替代物的采购;3、受政府相关部门限制的项目。) 均应采用货比三家的方法; 由采购人员与使用人员对市场价格进行调 查, 向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询 价、定价表的管理。由公司采购人员提供价格参考表,再进行市场询 价、定价。 3、采购协议和合同的管理 (1)、长期供应商:要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供 货协议(合同), 以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。 (2)、临时供应商:要求与其达成临时协议,保证物资质量、规格以 及价格的合理性。 4 、采购实施与管理:采购人员根据审批的《申购单》,依据实际情 况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。大宗用品或长期需用物 资，与有关厂家、供应商签订长期供货协议，以保证质量以及合理的 价格供应。原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商，进行各方 面的比较后再确定最终供应商。与项目工程部保持信息畅通，做好物 资采购保障工作。极致物料管理系统中的采购管理模块是针对物业服 务公司管理的物业项目多、物料规格相近和物料需求周期相对固定等 特性而设计的，能够与仓库管理、应收应付管理等功能模块组成集中 采购解决方案。物业服务公司可以根据采购的特性将采购计划分为计 划内采购、计划外采购和临时性采购，根据采购计划类型实现“统议 统购”、 “统议分购”、 “分议分购”等多种集中式采购管理模式。 5、采购货款的支付与报销:采购人员报销时，必须具备正式发票、 手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。由经办人在 《费 用报销单》上签字确认、部门主管审核、项目经理审核、财务经理审 核、副总经理审批、总经理审批后, 由财务部负责支付结算工作。 6、采购的监督及供应商管理 (1)、采购人员每月 25 日向公司总经办上报《月度采购报告》, 每年12 月20 日向公司上报《年度采购报告》。由总经办工程负责对 采购情况进行检查、监督。 (2)、建立供应商档案:做好原始询价表的管理，以及对供应商定 期评价，包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。不达标的 供应商。及时调整,减少对公司的损失。 建立供应商档案可以采用信息化平台来辅助建立科学的评估体 系。如极致物料管理系统的供应商管理，可以对供应商的资质、涉税 资质以及供货信息进行规范化管理，科学建立供应商评估体系、有效 规避企业供应链风险。 二、外委招标工作评审程序 物业公司项目部在取得公司领导审批过的合同立项意见书，并在 公司总经办的协助下根据专项服务的性质、内容和服务时间制定招标 方案，经公司董事长审批后发布招标公告或发放招标邀请书。 1、物业公司项目部招投标负责部门分别从互联网或其它途径寻 找并提供三家以上符合公司要求的合格单位给法务部。合格单位的标 准为: (1)、国内同行业前百名或当地同行业位属前列者; (2)