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湖北医药学院 办公自动化系统 普通工作人员操作手册 北京希尔信息技术有限企业 2012年11月 总体介绍 湖北医药学院办公自动化系统（湖北医药OA）是由北京希尔信息技术有限企业开发研制的面向高校用户的办公自动化软件，是希尔数字校园系列软件的重点产品。 湖北医药OA是鉴于工作流和数据流的第四代OA，紧密联合高校业务，全面贯通高校内部经脉，经过对学校各办公要素的闭环整合，实现对工作流、信息流和知识流的整合管理。 希尔OA旨在为高校成立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持 群体协作、流程控制、信息查问及管理功能的应用软件，为学校内部管理和外部交流提供基本信息的传达、办理渠道。 湖北医药OA可与其他希尔产品、业务子系统及决议支持系统实现无缝连结和数据互换，既可独立运行又可协作互通，发挥数字校园的整体优势，使学校渐渐进入到与时代发展同步的数字化校园。 1.1系统特点 支持弹出任务提醒；系统的提醒功能帮助用户实时认识自己需要办理的事务： 桌面的待 办事宜会显示所有需要用户办理或审批的信息、公函、会议， 用户需要参加的会议；弹 出的即时消息也会提醒用户有多少事情需要办理；工作便签有新消息也会提醒。 系统便捷、完备的工作流编写器能够知足学校所有复杂事务流程的成立要求， 用户能够 在图形化的界面中以拖动的方式方便地定制和改正工作流程，并控制流程的使用状态； 同时支持多复杂、多流程协作的公函办理业务，实现公函在部门间的多级流转。 图形化的工作流程编写器，流程能够在校办及二级行政单位中切换， 并且在切换过程中 流程还能够全程追踪并详尽记录前一步的操作人、填写建议和办理时间。 系统可实现对公函流程基本信息及签批记录的全程追踪， 用户能够实时的追踪公函的状 态并查察各个阶段的审批建议。 支持对公函、信息的模板维护：学校内部的公函模板、信息模板、呈批表、发文稿纸等 都能够作为模板在系统内进行维护，维护方式简单易用，支持模板的上传。 提供部门公函配置信息维护功能： 用户在系统内配置公函信息后，能够实现公函自动编 号功能，用户可对部门信息、发文文号、部门发文流水号以及校外来文流水号等信息进 行设置。 系统支持领导手写签批和短信平台： 领导可经过手写签批达成对信息、 公函的办理，签 批建议以矢量图形保存，能够保存领导的签批印迹。待办事宜同时能够通太短信提醒用户。 公函流转中可增添多个正文、附文，随公函流转的还有公函呈办单、传阅单或许发文稿纸。 工作流程在启用后还能够在下一步操作中更改操作用户；如果没有公函使用该流程时能够编写该工作流程。 公函能够分类实现流转，即发文、校外来文及部门来文流转。 公函能够直接经过公函流转流程环节发布到信息阅览平台，用户能够在信息发布的地方直接看到审批后的公函。 公函流转能够实现的环节包括：流转、编号、审批、会签、用印、核稿、登记、排版、定稿、发布等环节。 方便的信息发布功能： 用户能够在系统中根据需要将信息分类发布， 界面友好，操作简 单。 系统中所有信息都能够经过严格的权限控制发布到信息阅览平台中， 能够灵活的选择查 看的权限，能够设置接见的部门或许详细到可接见的岗位。 用户登岸系统后只能够看到 有权限查察的信息。 OA系统中的信息能够方便地与学校网站或门户进行集成， 实现门户信息与OA系统信息 的同步。 系统支持信息固顶的设置。 信息能够体现和隐藏： 关于已经过时的信息，能够灵活的将信息隐藏， 则有关人员就不 能查察被隐藏的信息。 鉴于栏目的信息管理： 包括校级栏目和各部门栏目，学校或各部门能够设置各自信息发 布的栏目，进而实现对信息的分类管理，同时，各用户能够在自己的权限范围内查察各 个栏当今的信息。在设置栏目时，用户能够绑定流程，进而实现信息发布严格按照绑定 的流程流转。 方便快捷的信息查问：用户能够根据栏目查问有关信息，同时根据自己的权限，能够查 看自己办理的、部门办理的和全校办理发布的信息。 系统与MSWord无缝集成，所有信息和公函的草拟都能够经过Word实现，支持附件的 上传。 日程安排与日程授权：系统提供全功能的私人和团队（如学校和部门）日程安排，可分 别按日、周、月、年查察日程内容。用户能够将个人安排的日程进行授权，进而实现领 导与秘书的紧密联系和配合。 组织机构中的某部门下的子部门和岗位能够自定义显示次序。 用户能够在信息阅览平台中查察自定义设置好的栏目的显示次序。 1.2运行环境 希尔OA系统的运行环境由服务器端和客户端组成。服务器端需要部署 Web服务和数 据库服务；客户端是指用户用来接见系统的终端， 用户能够直接经过浏览器范围而无需下载 其他软件。其软硬件配置要求如下： 服务器配置： 类型 最低配置 介绍配置 硬件 CPU 2.4GB 3GB 内存 512MB 1024MB 硬盘