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药品退货管理制度

汇报人：XX

2023-12-28

CATALOGUE

目录

退货申请与审批

退货验收与记录

退货存储与处理

退货费用结算与支付

监督检查与考核评估

相关文件资料归档保存

退货申请与审批

01

药品质量问题

药品存在质量问题，如变质、污染、破损等，影响药品的安全性和有效性。

配送错误

药品配送过程中发生错误，如品种、规格、数量等与订单不符。

温度控制失效

药品在运输或储存过程中温度控制失效，导致药品质量受损。

03

协商处理

供药方与购药方就退货事宜进行协商，达成一致意见后，签订退货协议。

01

提交退货申请

购药方在发现药品问题后，应及时向供药方提交退货申请，并附相关证明材料。

02

供药方审核

供药方收到退货申请后，应在规定时间内进行审核，确认退货原因和责任。

退货申请的审批权限应明确，一般由供药方的质量管理部门或相关负责人负责审批。对于重大或复杂的退货申请，应报请上级领导审批。

审批权限

审批程序应包括申请受理、资料审查、现场核查、审批决定等步骤。审批过程中应注重调查核实，确保审批结果的公正性和准确性。同时，应建立审批档案，保存相关资料以备查。

审批程序

退货验收与记录

02

对于在验收过程中发现的不合格药品，应立即进行隔离，并通知质量管理部门进行复验。经复验确认不合格的药品，应按照相关规定进行销毁或退回供应商。

不合格药品处理

对于在验收过程中出现的任何异常情况，如数量不符、包装破损、标签模糊等，均应详细记录，并及时通知相关部门进行处理。

异常情况记录

记录内容

退货记录应包括退货日期、退货单位、退货原因、退货数量、验收结果等信息。同时，应保存相关的退货凭证和验收记录。

保存期限

退货记录应至少保存至药品有效期后一年，或按照药品监管部门的相关规定进行保存。对于特殊管理的药品，其退货记录的保存期限还应符合相关法规的要求。

退货存储与处理

03

在药品仓库内设立专门的退货区域，用于存放退回的药品，确保与其他药品有效隔离。

设立专门退货区域

标识清晰

控制存储环境

对退货区域的药品进行清晰标识，包括品名、规格、批号、退货原因等信息，以便于识别和管理。

退货药品应按照规定的存储条件进行存放，如温度、湿度、光照等，确保药品质量不受影响。

03

02

01

1

2

3

对退回的药品进行质量检查，确认为不合格品的，应详细记录不合格原因和具体情况。

不合格品确认

根据不合格品的性质和严重程度，进行评估并制定相应的处理措施，如销毁、退货给供应商等。

评估与决策

按照决策结果对不合格品进行处理，并详细记录处理过程和结果，以便于追溯和审查。

处理与记录

退货费用结算与支付

04

退货费用结算采用货到付款的方式，即药品退回并经确认无误后，由退货方发起费用结算申请。

结算方式

自退货确认之日起，费用结算应在5个工作日内完成。如遇特殊情况需延长结算期限，应提前告知退货方并说明原因。

结算期限

退货方在收到退货确认后，应在3个工作日内开具相应的退货发票。发票内容应包括药品名称、规格、数量、单价、金额等详细信息。

退货发票应以快递或电子邮件等方式及时传递给收货方。收货方在收到发票后，应及时核对发票信息并在5个工作日内完成确认。

发票传递

发票开具

监督检查与考核评估

05

统计一定时期内的退货数量，计算退货率，以评估退货管理制度的执行情况。

退货率

记录退货申请到处理完成的时长，以评估退货处理效率。

退货处理时长

通过客户调查或反馈渠道收集客户对退货处理的满意度信息，以评估服务质量。

客户满意度

问题反馈与记录

对在内部监督检查和考核评估中发现的问题进行及时反馈和记录，明确问题性质和影响范围。

制定整改措施

针对发现的问题，制定具体的整改措施，明确整改目标、责任人、完成时限等。

跟踪整改效果

对整改措施的实施情况进行跟踪检查，确保问题得到有效解决并防止类似问题再次发生。

相关文件资料归档保存

06

VS

保存期限至少为药品有效期满后一年，确保在处理药品质量问题时可追溯。

退货处理记录

长期保存，以便随时查询历史退货情况，为药品质量持续改进提供依据。

退货申请单和退货验收单

利用电子化管理系统对退货相关文件资料进行扫描、上传和分类存储，提高管理效率。

电子化存档

定期对电子化管理系统中的数据进行备份，确保数据安全可靠，同时能够快速恢复数据，保障业务连续性。

数据备份与恢复

对电子化管理系统设置不同级别的访问权限，确保只有授权人员才能查看和修改相关文件资料，保障信息安全。

权限管理

THANKS.