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公文管理办法

第一节总则

第1条为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文管理工作的规范化、

制度化及标准化，总裁办结合公司实际，特制定《公文管理办法》（以下简称《办

法》）。

第2条本《办法》适用于上海某某实业公司有限公司（以下简称公司）及

各事业部区域公司（以下简称各公司）。

第3条公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式

的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、

答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。使用协同

办公系统等办公软件行文的，审批流程及办文要求等均遵循本《办法》规定。

第4条公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）归档等一系

列相互关联、衔接有序的工作。

第5条公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安

全。

第6条各级总裁办（以下简称总裁办）是公司公文处理的管理机构。公司

总裁办负责指导各部门、各公司的公文管理工作。

第7条公文中公司对外、内的简称均按以下规范执行。

第8条公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定，确保国

家秘密安全和公司利益不受损害。

第二节公文种类

第9条公司的公文种类主要有：命令（令）；提案；决定；指示；公告、

通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要，简报；意见等。

（一）命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；采取重大强制

性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤销各部门及各公司不适当的决定。

（二）提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方案、建

议。适用于各级部门按照程序向同级办公会、专项委员会、专题会或者各公司向

上一级办公会、专题会提请审议事项；适用于有提案权的人员按程序向同级董事

会提请审议事项。

（三）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人员；奖惩

有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（四）指示：适用于对公司各部门、各公司布臵工作，阐明经营管理活动的

指导原则和要求的下行文。

（五）公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

（六）通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告

主要用于有关单位开展业务工作需要。

（七）通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各

部门、各公司的公文；发布规章；传达要求各部门、各公司办理和有关单位需要

周知或共同执行的事项。

（八）通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重

要情况。

（九）报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，

答复上级组织机构的询问。

（十）请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。

（十一）批复：适用于答复下级单位或人员的请示事项。

（十二）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

（十三）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（十四）简报：适用于上下级、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、

传递信息。

（十五）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第10条发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向总裁办咨询。

第三节组成及格式

第11条公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标

题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单

位及人员等部分组成（参见附件1“公文模板”）。此处主要以红头文件为阐述

对象，其他种类公文参照红头文件。

（一）版头：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，并用套

红大字居中，印在公文首页上中部，字体为楷体55号，行间距为60磅；联合

行文，主办单位应当排列在前，字体为楷体40号，“文件”二字字体为50号。

可根据单位名称字数适当调整字体宽度和字间距。

（二）秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为“机密”、“秘密”、

“普通”，秘密等级标注在文件版头右