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空调清洗档案管理方案

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理机制 1

一、档案管理机构的设置及基本要求 1

二、档案管理人员职责 2

三、档案管理内容 3

四、归档及保存年限 5

第二节空调清洗服务档案的建立 6

一、档案资料管理工作内容 7

二、档案资料管理工作要求 7

第三节档案资料管理的要点 8

一、档案资料管理的要点 8

二、档案资料管理流程措施 8

三、档案资料的分类 15

第一节档案管理机制

一、档案管理机构的设置及基本要求

（一）档案划分及管理

1.档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2.公司设立档案室，隶属于综合管理部，并设置档案管理人员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理人员岗位职责，档案管理人员必须严格履行职责。

3.公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

（二）各部门资料管理

1.公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的档案管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。

2.各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

（3）档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

二、档案管理人员职责

1.负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；

2.认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

3.定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认资料，应当附上抄件。

4.归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5.做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6.每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查阅。

三、档案管理内容

（一）档案质量

1.档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2.档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3.档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4.档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5.档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

1.档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2.跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

3.档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

（三）分类

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

2.公司档案大致分为以下几类：

（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；

（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；

（3）制度类：管理制度汇编；

（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。

（5）计划总结类：分年度计划及总结等；

（6）会议纪要类：办公例会纪要等

（四）档案编号

1.档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

3.公司档案员负责档案文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

4.为规范管理便于查找，所有档案盒应按照规定进行编号。按照公司名称、部门名称、文件类别、档案盒号码分为四个部分。

四、归档及保存年限

1.归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷