公司采购控制程序.doc

文件编号：XX-COP-19

文件名称：

采购控制程序

版本：1.0

制定部门：行政部

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XX公司

公司运作程序

文件名称：采购控制程序

文件编号：XX-COP-19版本号：1.0

生效日期：XX-XX-XX页数：1/4

编制：

确认：

核准：

XX

XX公司QES管理体系受控文件，不可随意复制或修改。

1.0目的

对物品采购的申请、计划的编制、审批、送货、检查等过程进行管理，确保采购物品符合规定及满足服务的需要，以保证采购质量。

2.0适用范围

适用于各部门/项目部对物品采购供应商进行选择、采购、评价控制。

3.0职责

3.1总经理负责批准采购申请文件、合格供应商名单和采购结算票据；

3.2行政部负责采购报价、实施采购、物品验收、定期进行市场调查更新常用物品价格表、建立供应商信用档案；

3.3行政部定期对各部门/项目部物品使用情况进行检查、组织部门/项目部对供应商进行评价；

3.4各部门/项目部负责采购计划的制定、采购申请、和采购物品验收；协助做好对供应商进行评价工作；

3.5行政部指定专人负责各部门/项目部采购物品的入库点收、保管、发放。

4.0工作程序

4.1物品分类

采购物品分类：采购物品主要分办公用品、扫帚、劳保用品等。

4.1.1按上述物品分类，行政部会同各部门/项目部统计常用物品名称、品牌、规格型号、市场单价等信息；

4.1.2总经办负责抽查核实供应商报价、不定期进行市场调查；

4.1.3采购人员应对物品市场价格林进行及时的了解，以满足公司采购的需要。

4.2物品采购

4.2.1采购方式

a、集中计划采购：公司各部门/项目部所需物品原则上由行政部按项目部提供的《用量计划审批表》统一采购；

b、零星采购：遇突发事件等特殊情况必须临时采购的物品属零星采购，零星采购由使用部门/项目部安排采购；公司严格审核零星采购的必要性；

c、报价采购：凡经常性使用，且使用大量较大的物品，行政部应事先选定合格供应商并安排采购；

4.2.2.1物品原则上按计划采购，各部门/项目部由指定的人员或仓库管理员汇总、统计下月的物品需求，并根据物品存量管理基准、用料预算，参酌库存情况填写《申购单》，注明申购物品名称、品牌、规格、数量、质量要求等信息。各部门/项目部负责人于每月5日前完成审核报行政部；

4.2.2.2行政办公收到各部门/项目部的《申购单》，

4.2.2.3计划外需要的紧急零星采购应由部门/项目部负责人进行采购，但需总经理同意。

4.2.3采购员按照《申购单》对申购物品，参考市场行情、采购记录及合格供应商的报价，精选2家或以上的商家进行询价、比价、议价，每月每类至少选择两家供应商送货。

4.2.4订购

4.2.4.1根据供应商报价情况，采购物品按部门/项目部每类物品决定由2家供应商送货，同类物品在不同小区间形成价质比；采购前应对供应商进行评价，做好相关的《供方评审表》记录。

4.2.5采购物品的验证与入库

a、采购员、仓库管理员、物品使用单位主管按《申购单》的内容核对供应商送来的物品名称、品牌、规格、数量、质量和送货单及发票，并清查数量无误后，当日办理入库并记录。

b、如发现所送来的材料与《申购单》上所核准的内容不相符时，应即时知会采购员处理，原则上非“采购文件”上所核准的材料不予接受。

c、对不符合验收标准的材料，作好不良情况的记录，并即时退货，因特殊需放行使用的，须经部门/项目部负责人核准。

物品防护

4.4.1搬运

4.4.1