公司记录控制程序.doc

文件编号：XX-COP-02

文件名称：

记录控制程序

版本：1.0

制定部门：行政部

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XX公司

公司运作程序

文件名称：记录控制程序

文件编号：XX—COP—02版本号：1.0

生效日期：XX-XX-XX页数：1/3

编制：

确认：

核准：

XX

XX公司QES管理体系受控文件，不可随意复制或修改。

1目的和范围

对记录的编制、标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量/环境/职业健康安全符合规定要求及质量/环境/职业健康安全管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量/环境/职业健康安全管理体系提供信息。

本程序适用于服务实现过程和质量/环境/职业健康安全管理体系运行中记录的控制。

2引用文件

《文件与资料控制程序》

3职责

3.1行政部负责记录的归档管理，以及内审、培训、纠正、预防措施等记录的管理。

3.2各部门负责本部门记录的管理。

3.3记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。

4工作程序

4.1记录的范围

凡是质量/环境/职业健康安全管理体系运行中的记录、报告及与服务质量/环境/职业健康安全有关的信息等均属“记录”范围。包括：

4.1.1与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的记录：管理评审记录，文件控制记录、纠正、预防措施记录以及人力资源、培训记录等。

4.1.2与质量/环境/职业健康安全活动有关的记录：与产品（服务）有关的要求的评审记录、供方评价记录、产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记录、质量/环境/职业健康安全计划相关记录等。

4.1.3供方记录：产品证明书、检疫化验单等。

4.2记录的编号及表格设计

4.2.1记录的编号按《文件与资料控制程序》进行,由行政部统一管理。

4.2.2表格设计

B)质量/环境/职业健康安全记录表格的格式由公司统一制定，不得擅自使用未经批准的格式。

b)行业统一规定的表格，按其规定执行。

4.3记录的填写与要求

4.3.1记录要及时、真实、完整、准确；字迹清晰、工整、易辨认；有记录人员签名及日期，一般用钢笔或圆珠笔填写。

4.3.2记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许划改（能看清原文字或数据）。对于记录的数据更改时，应划改后盖上更改人印章或签名。

4.4记录的管理

4.4.1记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。

4.4.2各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。

4.4.3企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经总经理批准后允许顾客或其代表查阅，借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。

4.4.4归档、贮存、保管和处理

B)各种归档记录的保存期限见“记录一览表”；

b)记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失；

c)质量/环境/职业健康安全记录保存期满，报管理者代表批准后销毁。

4.5记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图表、U盘等。

5记录

记录一览表