公司文件与资料控制程序.doc

文件编号：XX-COP-01

文件名称：

文件与资料控制程序

版本：1.0

制定部门：行政部

页次：第PAGE2页共NUMPAGES5页

XX公司

公司运作程序

文件名称：文件与资料控制程序

文件编号：XX—COP—01版本号：1.0

生效日期：XX-XX-XX页数：1/5

编制：

确认：

核准：

XX

XX公司QES管理体系受控文件，不可随意复制或修改。

1目的和范围

对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。

2引用文件

《记录控制程序》

3职责

3.1行政部负责文件归档管理，

3.2各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。

4工作程序

4.1文件分类

4.1.1文件包括：

B)质量/环境/职业健康安全手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全目标）；

b)形成文件的程序；

c)为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业程序、工作规范、管理规定等）；

d)外来文件（法律、法规、标准、上级文件等）；

e)记录（一种特殊类型的文件）。

4.1.2文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。

4.1.3文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。

4.2文件的编写及审批

4.2.1质量/环境/职业健康安全手册和程序文件由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.2.2其他文件由相关部门负责人组织编写，总经理审批。

4.2.3确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

4.3文件的发放

4.3.1质量/环境/职业健康安全管理体系文件分为“受控文件”版本和“非受控文件”版本两种状态,受控文件正本应在文件封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章，由行政部存档；受控文件副本发放前应在封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章；非受控文件在发放前应在文件封面页至末尾页右下角加盖“謹供参考”印章，非受控文件正本应由行政部存档。所有非受控文件不受文件修改的控制。

4.3.2文件在发放时必须由文控员在《文件收发登记表》上登记受控号和去向。非受控文件则在文件正本反面签上接受文件人姓名及日期。

4.3.3业务和外来文件、资料发放均应有分发号，行政部向各职能部门发放和各部门向使用人员发放时，均应填写《文件收发登记表》，领用人应在登记表中签字。

4.3.4当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原来受控号,破损文件由文控员收回。

4.3.5当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作废。

4.3.5提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。

4.4受控文件的更改

4.4.1体系文件的更改应填写《文件更改申请表》，经管理者代表或授权人批准后方可更改。

4.4.2应严格控制文件更改。确需更改时，应由原编写部门到行政部填写《文件更改申请表》，更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等，并按原来的审批程序由原审批人审批后实施，若指定其他人员审批时，应获得审批所需的有关背景资料。

4.4.3更改信息应由发放部门传递到原文件的所有持有者，按规定作好记录，保存更改单，发放更新版本，收回相应作废的文件。

4.4.4行政部应保存更改记录。