LOP001A(文件控制程序).docVIP

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FormNo.05-002-A第PAGE1页，共5页

程序文件

编号：LOP001

版次：A

日期：2006-12-2

标题:文件控制程序

1

目的

对与管理体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

2

范围

适用于实验室管理体系文件的编制、审批、发放、修改和归档管理等环节，包括外来文件如计量检测规程和标准等的控制。

3

职责

3.1实验室主任负责质量手册和程序文件审批；

3.2质量负责人负责组织手册、程序文件的编制、修改,审核管理类质量记录格式；

3.3技术负责人负责组织技术性文件和记录格式的编制、修改和审核

3.4实验室主任负责对技术性文件和记录格式的审批；

3.5检测科技术负责人负责本部门技术性文件和记录格式的审核；

3.6办公室负责管理体系文件的控制。

4.程序

4.1文件的编号

4.1.1所有的受控文件必须清楚标明文件编号、版本号及生效日期;

4.1.2《质量手册》的文件编号为“LQM”,《程序文件》的编号为“LOPXXX”,“XXX”为流水编号,由办公室统一规定每份程序文件的流水编号.

4.1.3除了《质量手册》和《程序文件》外,其它所有受控文件的编号均按下列编号方式进行:

DYZZ0a0b00X(A、B、C、D…….)-(1、2、3、4……..)

说明：DY：德誉公司简称

ZZ：文件代码简称（具体请查看《文件代码》）

0a0b：年、月

X：流水编号

A、B、C、D：型号代表（同一个案子有多个型号时需用到，除样品编号需用到外

其它文件不用。

1、2、3、4：样品数量，（除样品编号需用到外其它文件不用。）

4.1.4所有受控文件的的版本号均以英文字母表示,即最初版为“A”,更改版本号时按顺序进行,如属只对受控文件的某一页进行修改，应在该页版本号后面下标一个修订号，修订号按阿拉伯数字顺序进行编号。（如“A1”、A2……

4.1.5

X1X2-X3X4-X5X6-X7X8X9

使用代号含义:

X1X2试验类型代码以附件《试验类型与代码对照表》为准

X3X4年份最后两位数

X5X6月份

X7X8X9流水编号从001开始编号

注:测试样品的编号与对应的样品试验申请/评审表的编号一致.

程序文件

编号：LOP001

版次：A

日期：2006-12-2

标题:文件控制程序

4.2文件的编制

4.2.1质量手册和程序文件及管理性质量记录格式由质量负责人组织编制；

4.2.2作业指导书和技术性质量记录格式由技术负责人组织编制；

4.3文件的审批

4.3.1质量手册和程序文件、管理性质量记录格式由实验室主任审批；

4.3.2作业指导书和技术性质量记录格式由检测科技术负责人组织编写，技术负责人

审核，实验室主任审批；

4.3.3所有文件批准后均由办公室文

4.4文件的发放及回收

4.4.1对于管理体系运行起重要作用的各个场所，由文件管理员及时发放到位，

保证有关人员使用现行有效的文件,每一年定期审核文件.

4.4.2文件的发放范围由办公室根据工作需要确定，报实验室主任批准。

4.4.3所有的受控文件应登记于《受控文件目录》上，同时盖上红色“受控文件”印章及编写受控编号，根据《受控文件发放区域一览表》的要求复印分数，并加盖蓝色“受控文件”印章及编写受控编号，受控编号从01开始。

4.4.4文件发放时要注明分发号和文件受控状态，按《受控文件发放区域一览表》发放至相关人员，并记录于《文件发放/回收登记表》上，由领用人签收。

4.4.5当受控文件持有者辞工或工作调离时,需将受控文件收回,当受控文件持有者自离时,受控文件无法收回,报质量负责人批准,取消此份受控文件及受控编号，重新编制。

4.5文件的修改

4.5.1文件修改、编制、审核和批准与文件的编制、审核、批准的程序相同；文件修改后由文件管理员发相应的《文件修改通知单》并知会相关人员；在文件修改的同时,修改人员应容易获取被修改文件的相关背景资料。

4.5.2文件修改后，应将修改的文件或《文件修改通知单》，按规定的发放范围及时发放到位，收回所有被修改的作废文件

4.5.3文件修改，其单页不超过30字的

程序文件

编号：LOP001

版次：A

日期：2006-12-2

标题:文件控制程序

4.5.4办公室应定期对文件修改情况进行核对

4.6文件的保存

4.6.1