COP-02_记录控制程序.docVIP

文件等级

二阶文件

记录控制程序

文件编号

TCL/COP-02

编制日期

2012-03-24

版本

A/0

生效日期

2012-03-24

页次

PAGE3/NUMPAGES\*Arabic3

佛山市南海TCL家用电器有限公司

记录控制程序

编制部门：质量管理部

编制：陈胜

审核：王华

会签部门：中国业务、海外业务、制造部、供应链、研发中心、行政与人力资源

会签：陈国藩、栗相军、梅啟荣、梅啟荣、朱飞、李小艳

批准:是唯一

修订记录：

No

章节号

修订摘要

修订人

修订日期

备注：如本修订记录页不够，可另加修订的记录页面。

1目的

使公司的质量/环境记录得到及时有效的控制与管理，以此作为公司管理体系有效运作的证据，并为产品、相关活动或服务的可追溯性及采取纠正与预防措施提供依据。

2适用范围

适用于公司管理体系运作的各项执行质量/环境记录的控制和管理。

3权责

3.1质量管理部负责记录的控制和归口管理，规定每单记录的保存期限、保管部门等内容，并汇集备案各种记录的样本。

3.2各部门负责本部门职责范围内的所有相关质量记录的编制、整理、归档及日常维护，按要求填写质量/环境记录，并对记录的真实、可靠和完整性负责。

4定义

4.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

5程序

5.1记录的分类：

分类

性质说明

保存期限

A类

涉及质量/环境法规强制要求及客户要求的记录

长期保存

B类

涉及重要的技术性质量/环境记录，有追溯的必要

保存期限为5年

C类

有参考价值的质量/环境记录

保存期限为3年

D类

一般性的质量/环境记录

保存期限为1年

5.2记录的编制、更改、审批、归档及发布

5.2.1视工作需要，由归口部门编制所需记录，经审批后由质量管理部归档、发布，并登录《质量/环境记录汇总表》。

5.2.2文件附带的记录可随文件一同提交审批。单独增加的记录，由归口部门在PDM系统中执行文件审批流程。

5.2.3记录的更改由归口部门在PDM系统启动文件更改审批流程，经审批后由质量管理部归档、发布，并对旧版纸质记录予以回收。

5.3记录的填写要求

5.3.1各部门根据各工作要求填写相关的记录。只限于用黑色或蓝色的圆珠笔或墨水笔进行填写，要求填写及时，内容正确完整，字迹清晰，能准确识别；一般不空缺、不需填写的用斜线表示；签名须签全名。

5.3.2记录不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划改的方式进行更正，并签上姓名和日期。填写中如出现较大范围的错误，则应重新填写。

5.4记录的调阅

5.4.1，部门内部文件调阅无需办理调阅手续；跨部门调阅记录时，则需填写《调阅记录登记表》，非工作需要，记录保管单位应予以拒绝调阅。

5.4.4公司以外人员因工作需要调阅质量/环境记录时，必须先经过管理者代表同意后，方可影印或借阅相关记录。譬如：合同有要求时，在商定期内记录可提供给顾客或其代表评价及查阅。

5.5记录的保存与销毁

5.5.1记录应保存在清洁、安全、干燥的地方，以便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在电脑磁盘、光盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存内容的丢失。

5.5.2记录原稿保存单位为各相关部门，当记录超出保存期限时，由保管单位销毁过期无效的质量/环境记录，并填写好《记录/文件销毁清单》，经部门负责人审批后即可销毁。

6相关文件

NO.

文件名称

文件编号

1

《文件控制程序》

——

7相关记录

NO.

记录名称

记录编号

1

《质量/环境记录汇总表》

——

2

《记录/文件销毁清单》

——

3

《调阅记录登记表》

——