原始凭证整理的注意事项及方法.pdf

一、原始凭证处理的注意事项

原始凭证必须具备的内容

原始凭证的名称

填制凭证的日期

制凭证的单位名称，填制人姓名

经办人员的签名或盖章

接受凭证单位的名称

经济业务的内容

数量、单价和金额

外来原始凭证（如发票、收据等），必须同时盖有：填制单位的财务

专用章或发票专用章，套印的税务部门或有权监制部门的专用章，填制人员

的签名或盖章。

从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章，同时应写明

住址，必要的注明身份证号码（或者复印身份证复印件）。

自制原始凭证（如入库单、领料单等），必须有经办单位的负责人（或

其指定人员）和经办人的签名或者盖章。

凡需填写大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。

购买实物的原始凭证，必须有实物验收证明

支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明

一式几联的原始凭证：注明各联的用途，只能用一联作为报销凭证，

必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续

编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

销货退回：

1、填制退货发票，必须有退货验收证明；

2、退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证以及当地主

管税务机关开具的“开具红字发票通知单”；

不得以退货发票代替收据。

职工因公借款的收据，须附在记账凭证之后。收回借款时，应当

另开收据或者退不借据副本，不得退还原借款收据。

经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。

如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文

件字号，复印件作附件，并注明原件存档处。

原始凭证发现错误或无法辨认的，不得涂改、挖补：

未入账：应退回填制单位或填制人员补填或更正，更正处应当加盖开

出单位的公章；

发现有有违反财经纪律和财会制度的，应拒绝受理，对弄虚作假、营

私舞弊、伪造涂改等违法乱纪的，应扣留凭证，报告领导处理。

已入账：不能抽出。应另外以正确原始凭证进行更正。

原始凭证不得外借。

其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准，

可以复制，复制时，须有财务人员在场。

向外单位提供的原始凭证复印件，应在专设的登记薄上登记，并由提

供人员和收取人共同签名或盖章。

外来原始凭证如有遗失，需复印对方单位记账联并加盖对方单位公章，

标明“此复印件与原件相符”并签名，并注明原始凭证编号、金额和内容等，

经单位领导人批准后，才能作原始凭证。

原始凭证张数：一般情况下，记账凭证必须附有原始凭证并注明张数。

原始凭证的张数按自然张数计算（原始凭证汇总表应计算在内，原始凭证粘

贴纸不应计算）。

附在办理收付款项的记账凭证后的原始凭证，在办理完收付款项后，

必须加盖“收讫”、“付讫”戳记。

附在记账凭证之后的原始凭证，应折叠、粘贴整齐，对小于记账凭证

的原始凭证（如火车、汽车、飞机、轮船票等），要粘贴在与记账凭证一样

大小的原始凭证粘贴单上。

二、费用分类

营业费用：指企业在产品销售过程中发生的费用，以及为销售本企业

产品而专设的销售机构的各项经费，包括应由企业承担的运输费、装卸费、

包装费、保险费、委托代销手续费、广告费、展览费等

管理费用：指企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的

各项费用。包括管理人员工资和福利费、差旅费、办公费、折旧费、修理费、

物资消耗、低值易耗品摊销，以及企业的工费经费等

财务费用：指企业为筹集生产经营所需资金而发生的各项费用。包括

企业生产经营期间发生的利息支出（减利息收入）、汇兑损失（减汇兑收益）、

调剂外汇手续费、金融机构手续费等。

三、原始凭证整理方法

（一）粘贴：使用统一的单据粘贴单、差旅费用报销汇总单等相关单

据，不随意使用自行印制或购买的单据粘贴单和差旅费用报销单等。

（二）按照末级会计科目进行分类整理，同类末级会计科目的原始凭

证应粘贴在一起

（三）按凭证规格的大小进行分类，同一张单