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RFID应用于档案

管理信息化解决案

【摘要】

人们总是希望在需要一份资料的时候，能快速的查找到它，但在档案管理馆、

企事业单位档案管理处，经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。

长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费力了脑筋。目前国档案馆主要运用

档号和条形码标记形式用于部的排架和定位。在实物档案的物流过程中，起着重

要作用的是档号和条形码。传统的档案管理式存在档案数量冗余、查询、盘点困

难、处理时间长等低效率现象，而信息技术手段的应用那么是解决问题的关键。

RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。

通过对当前档案管理中存在的问题进展分析，设计出一套基于RFID技术的

档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理业务流程进展阐述，以

期在档案自动化、智能化管理面做出有改善。

【关键词】档案管理，RFID技术，案设计，流程设计

一、档案管理的现状与问题

近年来，我国档案事业取得了长足的开展，档

案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种

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类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益

突显：

〔一〕、档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

传统式下，档案入馆后先需进展分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写

档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案

盒。这种操作式消耗大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅

得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多

为简单、重复性劳动，手工处理式使得整个流程既繁琐

又低效。

〔二〕、档案存放次序较易被打乱

虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意

性和一些不可防止的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查

找困难。

〔三〕、档案查阅耗时长

随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存

放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进展查找。一

旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将

所有的档案筛选一遍。

〔四〕、档案的盘点操作不科学

由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒，因此在盘点档案时一般

只清点档案盒的数量。但在每个档案盒存放的档案种类、数量均不一样，这种盘

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点式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进展盘点，那

将是一项十分庞大的工程。

〔五〕、对失效档案的管理滞后

有效期限是档案价值表达的重要标志之

一。因此，超过有效期限的档案是没有任价

值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源

的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点

工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被

及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在

货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和本钱。

鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟

踪与信息识别的RFID〔无线射频识别技术〕技术的快速开展给档案管理的自动

化、智能化带来了可能性，具有其他式无可比拟的优越性。

二、RFID技术应用于档案管理的案设计

〔一〕RFID技术简介

RFID〔RadioFrequencyIdentification〕，即无线射频识别，是兴起于20

世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型