商务信函商务英语11.docVIP

大连理工大学网络教育学院

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商务英语写作辅导资料十一

主题：对Unit11商务信函(BusinessLetters)知识点的补充

学习时间：2013年6月10日－6月16日

内容：

商务信函的内容

1.EssentialsofaGoodBusinessLetter

一封好的商业信函必须具备以下要素：

1)Clearthinking（思路清晰）

2)Exactnessofexpressions（表述准确）

3)Terseness,combinedwithcourtesy（简洁得体）

2.TheFormatsofaBusinessLetter（重点掌握）

典型的商务信函包括三部分：开头部分、正文部分和结尾部分。

1)开头部分：

(1)信头(Letterhead)是指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时打印的。收信人一看信头就知道信函来自何方，何时发出，便于回信。

EdwardsandMasonInsuranceAgency

EdwardsandMasonInsuranceAgency

66MartinLane

Telephone:01-588-5758Fax:01-588-6763

Email:

(2)Yourref:LE/x;Ourref:BL/RP

EdwardsandMasonInsuranceAgency66MartinLaneEastChicago

EdwardsandMasonInsuranceAgency

66MartinLane

Telephone:01-588-5758Fax:01-588-6763

Email:

Yourref:LE/N116

Ourref:HCD/RP212

(3)日期(Date)英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。年份应完全写出。正式信函中的月份一般要用英语的全称，如January,February等。月份在非正式信函中可以缩写，如一月Jan.。信函日期有两种：英式的按日、月、年次序书写，如：12thDecember,2001；美式的按月、日、年次序书写，如：November21,2001

(4)收信人地址(InsideAddress)写在信的左上角，从信纸的左边的顶格写起，低于写信人的地址和发信的日期一、两行。

致某公司某人的信内地址写法如下：

收信人姓名

头衔

机构的名称

街道号码及名称

城市名、州名称及邮编

所在的国家名称

例如：

Ms.SusanC.LeeDirector

Ms.SusanC.Lee

Director

CreswellInc.

400FortuneStreet

Phoenix

U.S.A.

2)正文部分：

(1)称呼(Salutation)：指对收信人的称呼用语，自成一行，写于低于信内地址的一、两行的位置。它是正文的开头，起着礼貌的问候作用。一般而言，在称呼后用姓氏，如：DearMr.Richard,DearDoctorSmith,etc.写给姓名未知的人时用DearSir/Madam，或者Gentlemen/Ladies

(2)Bodyoftheletter：此部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分：

简要说明：

开头：写此信的背景。

细节：举出具体的事实和数字。

对应：所期望的行动。

3)结尾部分：

(1)结束客套语(Complimentaryclose)：通常，书信的正文结束的客套语应与开头相对应。如英文的开头称呼是DearSir（敬启者）不称呼对方的姓名，则结尾的客套语应是Yoursfaithfully（拜上）

(2)签名(Signature)：无论是亲手书写还是由秘书打印的书信，发信人均在信函的结尾的落款处签字。正式的信函若无签字不仅会严重的失礼，而且失去法律的效力。私人信函无本人签字则失礼。

(3)抄送(cc)：有抄送对象则写，若无，则不必写这项。抄送通常置于落款的左下端。

(4)附件(EnclosureorEncl.)：有则写，若无，则不必写这项。附件置于抄送的下方。

(5)再启(