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会计日常费用报销技巧

会计日常费用报销技巧

 一、重点关注费用报销的涉税风险

 费用报销时应重点关注发票合规性、费用归集、签字手续、预算等事项。其中，

潜在的税务风险点包括：①发票审核不严，导致假票、废票入账，少交所得税；

②将薪酬类支出当作费用处理，如出差补贴，少交个税；③将不能全额在税前扣

除的费用计入其他科目，如将旅游费计入差旅费，少交所得税；④将赠送行为当

做费用报销，如购礼品用于客户维护，少交增值税、个税、所得税。

 为了降低涉税风险，费用报销需做到四统一，即会计分录、凭证摘要、审批单

据、发票应保持一致。这样做一方面是为了让会计做账规范，另一方面是为了规

避税务风险。许多企业的费用报销瑕疵多多，有替票现象，也有套现现象，还有

替薪现象，这给财务留下诸多隐患。不管怎样，会计人员应秉持一点：费用报销，

以发票记录为准，只认发票上的列示。

 二、审批签字如何规范

 员工报销费用时，都需要哪些人签字呢？中等规模的企业签字流程一般为部门

经理、财务部、财务总监、主管副总。如果公司没有下发费用预算，一般还需总

经理签字。部门经理签字作用是证明业务属实，财务部签字目的是审核发票与金

额、核定预算，财务总监签字是为了知晓资金流向，副总或总经理签字是审批同

意资金支出。

 各级领导进行费用报销权签时，等于是为公司资金的支出把关。如何杜绝一些

领导不作为、乱作为呢？不妨借鉴一下华为的做法。华为高管余某因在费用报销

审核中未认真履责，华为决定停止其费用报销权签权力三年，本人承担连带赔偿

责任。三年内如需恢复权签，须由个人聘请外部审计师对其停止权签权力之前三

年的权签行为进行审计，审计中发现的违规金额及审计费用由其本人承担后，方

可恢复费用报销财务权签权力。

 三、发票的学问有很多

 千万不要相信市面上兜售的保真发票。小广告以只要税点绝对保真为噱头，极

易骗得企业上当。上当的内因当然是购票者的私念，或想规避个税，或想套取公

司资金。外因则是发票商抛出了可验收后收费的诱饵。这时要多个心眼了，查验

发票还真可能是真的。伎俩在后面，当你付清税点后，开票方会申请将这张发票

作废。

 实际上，假发票很少是善意取得的。一部分是企业以费用报销方式发放工资、

奖金，一部分是公司给客户的回扣、返点，假发票是找来冲账的。如果个税起征

点仍这么低，第一部分假发票将持久存在。如果中国的商业环境还这么差，好处

费就不会绝迹，第二部分假发票市场也不会淡出。假发票的背后透着无奈！

 另外，审核发票时要特别留意发票的盖章，注意有没有以下常见的错误：

 ①以盖财务专用章代替盖发票专用章；

 ②同时盖财务专用章和发票专用章；

 ③发票抬头错了，修改抬头后，在修改处盖发票专用章；

 ④盖的发票专用章看不清晰；

 ⑤发现发票专用章后不清晰，重新盖一次；

 ⑥盖旧版的发票专用章，或同时盖新版、旧版发票专用章。有这些问题的发票

都是废票。

 企业的确会有许多费用支出不能取得发票，没有发票能否报销？这个问题涉及

两个层面：第一，费用发生了且能提供证据证明的，可以报销，但不得在所得税

前扣除；先别骂这是废话，再看第二种情况。不能提供费用真实发生的证明时，

除了不能在所得税前扣除，如果是内部员工报销，报销款并入薪酬计个税，如果

给外部人士报销，视同赠送计个税。

 会计人员切勿为公司找发票平账。很多公司因种种原因会计账面留有大量的其

他应收款，这些名义上的资产实质是没有取得发票的费用。如果会计人员想把公

司的账做实，应要求借款人尽快拿票报销；借款人离职且无接替人的，按规定计

提坏账准备即可，没有必要且不应该越俎代庖自己去搞发票平账。

 四、怎么管好高管的费用报销

 要想管好国企高管的职务消费，建议重点监控招待费、会议费、培训费、差旅

费、办公用品费等科目，这些科目是所谓的职务消费的重灾区。最好做到公示高

管费用报销，全员监督。注意厘清高管假借下属名义报销的费用。高管在分子公

司有兼职的，还需把审计延伸到分子公司，这里的故事很可能比总部还精彩。

 在费用审批时，高管报销费用一般只需财务总监和总经理审批。只要不太出格，

碍于面子，财务总监和总经理都会签字。这么一来，高管的职务消费等于没了监

控。

 怎么改进？公司可在监督方法上多想办法。譬如，华为的内审可以监督任正非

的费用报销。任总一次去日本出差，报销差旅费时，把住酒店时的洗衣费也计算

在内了。华为的差旅费报销制度中是不允许员工报销此类费用的，当内审发现这

笔不当报销后，将之写到了审计意见中。任总为此做了自我批评。做法或许偏执，

意义发人深省。

 高管费用全员公示也