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标准会议费用包含哪些

标准会议费用包含哪些

会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。

而举办一场成功的会议，最重要的就是要全面的传达会议精神，让与会者了解会议的主题和宗旨，并在会后切实有效的执行工作。但是在会议场所选择之中，会议费用到底包含着哪一些？会议费用的多少往往是决定会议场所的选择大小。

谈到如何去选择一个标准的会议场所，很多人可能会想到只要会议室大小合适，会议设施配备完善，交通便利就大致可以了。但是却往往忽略会议的费用，下面淘会场就为大家列出一个标准会议的费用到底参合哪些，让大家能够清晰明了！

会议及展览的预算不只是一个概念，它需要实际的数据分析以及当地经济水平来决定的。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、交通费用：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

4、餐饮费用:

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

(2)、中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费属于非常规消费，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

(4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

5、视听设备：

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

a、设备本身的租赁费用，通常按天计算

b、设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

c、音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

d、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

6、旅游考察费用：

（1）旅游餐费一般按照主办方的奖金预算而定，通常情况下以参加人数算，每个人的餐标从几十到几百元不等，以主办方举办此次行程的目的及接待客户的社会地位而定。

（2）旅游车费——是从出发地到景点再返回出发地全程专车接送，一般情况下旅游大巴车都只能抵达旅游景区大门口进行停放后。转乘景区统一客车或观光车前往景点参观浏览，景区内的观光车票需另行购买。

（3）旅游门票费依照旅游考察的行程所经过的景点、及人数而定。

（4）导游服务费——通常一个团会配置一名导游全程跟随讲解介绍，若景区内有自备导游则由景区内的导游进行主讲，随团导游为游客进行补充讲解。同时随团导游还要负责掉队成员的押尾工作。

7、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

本文由淘会场整理发布。