浅析企业档案资源的开发利用.pdfVIP

浅析企业档案资源的开发利用

师琴

摘要：本文分析了档案信息资源利用的类型，就如何正确掌握档案信息资源的利用需求，

加强档案的形成、积累与现代化管理，拓展服务方式，提高档案编研产品质量，积极主动开

展网络环境下的档案利用，提高档案信息资源的利用效率做了阐述。

关键词：企业档案资源开发利用思考

档案信息资源的开发和利用，是发挥档案自身价值、实现档案信息共享的途径。档案开发利

用工作的好坏是检验和衡量企业档案工作水平的重要标志。本文就如何做好企业档案资源开

发利用谈几方面的看法。

1加强收集，重视档案资源现代化管理

1.1注重文件材料的形成与积累

档案资源完整是档案信息资源开发利用的先决条件。档案资源来源于文件材料形成部门按归

档范围和流程主动向档案部门移交或档案人员事后积极收集归档。许多企业不注重文件材料

的形成與积累，形成部门往往缺乏档案意识，大量在业务工作中形成的、反映记述单位主要

业务职能活动的原始材料，未按流程和要求及时移交归档，此外，档案人员归档信息不畅通

或工作主动性不够，未及时做好收集归档工作，这些都导致原始材料不完整，不能充分满足

开发利用的需求。

1.2紧跟企业改革发展，扩大档案的收集范围

随着企业现代化管理进程的加快，企业的科研、生产、经营管理活动范围逐步扩展，产生的

档案种类和数量激增，已远远超过了过去制定的归档范围，若还按老的归档范围收集文件，

必将丢失许多有价值的文件。紧跟企业改革发展，不断更新档案的收集范围，是确保企业档

案资源齐全的重要举措。

1.3加强档案资源现代化管理，促使更多利用需求产生和实现

随着网络技术的迅速发展，传统的人工管理方式，已经很难适应档案资源利用的多元化需

求。加强档案的现代化管理，应用现代信息技术实现快速检索、打印、准确统计，建立企业

内部专业档案管理信息系统，实现档案信息资源共享，利用者可以方便、快捷地从网上查到

所需的档案信息，进而促使更多利用需求产生和实现。

2分析档案信息资源利用的类型，研究档案信息资源的需求，不断提高档案信息编研产品的

质量

档案只有在参与利用的过程，才能体现价值。认真分析档案信息资源利用的类型，仔细研究

档案信息资源的需求，才能使档案信息资源的开发做到有的放矢。

2.1档案信息资源的利用类型

档案利用按资源需求的性质大致可分为学术利用、工作利用和普及利用三种类型。学术利

用，主要是利用者在接受课题任务、制定和撰写课题研究计划时，直接阅读档案进行学术研

究，查阅的档案数量大，专题类档案利用率高。是档案历史价值和学术价值的体现；工作利

用，是利用者在制定战略性计划、规划和政策或工作参考时，在档案中查找可用于参谋决策

的资料，这种利用往往可以产生直接的社会效益和经济效益，具有现实意义。普及利用，是

一种档案的主动服务，主要是宣传档案，以促使档案资源发挥理更广泛的作用，同时增强广

大职工的档案意识，实现档案的文化价值。

2.2档案信息资源的利用需求

根据对档案资源的具体要求和不同着重点，及时掌握档案信息资源利用的反馈信息，对档案

利用效果进行研究，对利用情况统计分析，是不断加强档案资源开发利用的必要手段。

做好利用者的反馈信息收集。包括：检索工具是否科学并方便用户使用；编研产品是否准确

并具有较强的针对性和适用性；各种提供服务方式是否能为用户提供最大的方便；各项规章

制度是否合理、恰当；档案人员服务水平的高低以及上述各项内容的合理化建议等。

研究档案利用的效果，即人们通常所指的档案的技术效益、经济效益以及社会效益等，它们

能够较为综合地反映出档案利用服务的运行成效，既是评价档案工作成就的依据，也是档案

部门从宏观和微观角度不断调整与完善服务功能的主要参考。

综合统计分析档案利用情况，通过利用档案的数量、范围、时间及用途等，探求档案资源提

供利用的规律性，总结开发利用工作的成绩和不足，向其他利用者提供具有启发意义的利用

经验，为档案资源开发找准着力点。

2.3不断提高档案信息编研产品的质量

编研工作是开发档案信息资源的重要途径之一，对档案材料进行深加工，将档案所载零散

的、不系统的信息变成集中的动态的材料，才能更加有效地服务于企业，提高利用。档案部

门要不断提高档案信息编研产品的质量，对不同利用者的利用需求做到心中有数，合理地确

定档案信息资源的开发主题和入编内容，有的放矢地开展编研工作，向用户提供与之需求相

吻合的、具有较高指导意义和参考价值的档案信息编研产品，最大实现档案信息资源开发利

用的社会效益和经济效益。

3积极主动开展好网络环境下的档案利用服务

做好档案信息开发利用工作，还要积极优化馆藏档案，提供网络环境