山西档案职称考试操作题.pdf

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山西档案职称考试操作题

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操作题：

一、档案部门几种常见公文的写法。请示、报告、工作制度

1、报告的格式：1、标题。一般不写发文机关，只写事由和

文种。2、正文。正文的开头先顶格写受文机关，然后

转告写正文。3、结尾。有时写上一句结语。如：“以上

报告，如无不妥，请批转各地”；“以上报告，请指正。”

等

2、请示的格式：请求必须一文一事，只有一个主送机关。

请示的文件题名，由事由和文种（请示）构成，一般不

写发文机关（即请求机关）。事由写明请示的事项，文

种即写“请示”。受文机关在题名下一行顶格书写，用

受文机关的全称或通用的简称。请示的正文，一般开头

先写明请示问题的理由，接着写提出请示的事项，最后

用“妥否，请批示”、“请批复”、“请予审批”作结。

3、通知的格式：标题一般应写明事由和公文文种。受文单

位，即被通知的单位，一般写在正文的第一行，顶格。

通知的正文，一般由三个部分组成：缘由、事项、结尾，

用特此通知之类习惯语作结。

4、通报：关于某某县档案馆发生火灾情况的通报接着写

正文落款时间

5、函：标题由事由和文种两部分组成。正文，先顶格写

主送单位的全称或通用的简称，接着回行写发函的原

因或根据，说明要回复的事项，最后用“请复函”、“特

此函复”作结。

6、计划：标题，由适用时期、计划内容两部分组成。正

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文，一般写三段：一是前言，写为什么要制定计划，总

的任务是什么，用“为此，要做好以下工作”一语来领

起下述事项；二是计划事项，写要完成的任务;三是措

施和步骤，写要做哪些具体工作，用什么办法完成任务。

末尾，写制定计划的日期。

7、档案利用制度

第一条为充分发挥档案的作用，更好地提供档案为

单位的领导和各部门的工作服务，特制定本制度。

第二条档案室要根据工作需要编制必要的档案检

索工具和参考资料，供查找档案使用。

第三条档案室保管的档案和内部资料，主要供本公

司的领导和有关工作人员利用，一般不对外提供利用，

如外单位确需利用，须持其单位介绍信，并经本公司办

公室领导批准。

第四条利用档案应在档案室阅览，如需借出利用，

须办理借阅手续。

第五条利用者查阅档案时要爱护档案，不许拆卷，

不许在档案文件上勾划、作标记。

第六条利用者借、还档案时，档案员要当面核对数

量，发现问题须及时处理。

8、档案统计制度

第一条为了及时、全面、准确地了解室存档案情况，

实现对档案的科学管理，特制定本制度。

第二条档案室所存档案和资料均须建立登记簿，做

到有物有账，账物相符。

第三条档案的收进、移出、销毁须及时进行登记，

定期进行统计分析。

第四条档案室要坚持做好平时的提供利用和档案

利用效果的登记工作，研究利用规律，改进利用工作。

第五条按上级档案行政管理部门的要求，准确填报

档案工作情况统计年报。

第六条档案室应定期汇总档案增减、变化情况，向

领导汇报。

9、档案保密制度

第一条为了保证档案信息安全，不失密，不泄密，

特制定本制度。

第二条所有依法从事档案工作的人员，即事关档案

的形成、积累、收集、整理、保管、鉴定、统计、查阅

利用的人员，均须遵守国家《保密法》的要求，保守档

案秘密。

第三条档案查阅利用一律在可监控的环境下进行。

第四条对涉密档案一定要控制利用，严格履行审批

手续。

第五条档案管理人员一定要严格遵守档案管理各

项制度，不能在无关场合或无关人员跟前泄漏档案信

息。

第六条单位全体人员都要保证计算机网络中档案

信息的安全。

第七条对因不负责任造成泄密后果的，将根据具体

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二、编制归档公文的分类方案

1、