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计量文件管理程序

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1适用范围

本控制程序规定了公司计量管理手册、控制程序、准则、管理类文件、技术类文件和计量记录（以下简称为体系文件）运用的基本事项，以及其在维护和提高计量管理体系中的适当运用。

2职责

2.1总经理负责体系手册的批准发布。

2.2管理者代表负责体系手册的审核，并批准程序文件。

2.3质量管理部负责组织体系文件的编写、修订，并对体系文件进行控制，对技术性文件及相关资料进行归口管理。

2.4使用部门负责本部门体系文件的实施、保管并收集与其有关的文件。

3实施过程

3.1文件控制的目的

对公司内计量体系有关的文件进行控制，确保在文件的各相关场所得到适用文件的有效版本。

3.2文件控制过程

文件控制是一个过程，输入是通过策划所需编制的文件；输出是颁布实施的体系手册、程序文件、作业性文件、记录四类文件；过程活动是：文件策划、文件编写、审核、批准颁布、文件发放、文件管理、文件更改、文件作废与销毁、文件资料管理、监视、有效性评价和改进，加以全面控制；所需资源是人员、设备和有关标准文件等。

3.3文件策划

质量管理部在管理者代表的领导下，依据《测量管理体系认证实施规则》要求和GB/T19022-2003标准以及公司实际情况将体系文件分为：体系手册、程序文件、作业性文件及相关记录。

a）体系手册包括质量方针、目标和对标准要求的各条款（要素）及其相互关系进行明确、简要描述；

b）程序文件是体系手册的支撑性文件，对体系策划与运行中各相关活动的实施步骤与方法加以规范；

c）作业性文件包括：

①管理流程、技术标准（国标、行标、地标、企标等）、部门记录文件等。

②技术性文件：作业指导书，包括校准规程、设备操作规程及与检定有关的技术类文件。

3.4文件的编写、审核、批准颁布

3.4.1体系手册由质量管理部组织编写，经管理者代表审核、总经理批准后实施。

3.4.2程序文件由计量室编写，经质量管理部经理审核，报管理者代表批准后实施。

3.4.3体系中的技术文件由技术研发部组织编写，管理者代表审批后实施。

3.5文件的发放、回收

3.5.1各部门发放文件时，应要求清晰、完整地填写《受控文件发放、接收、回收确认表》。

3.5.2在回收文件时，也应在《受控文件发放、接收、回收确认表》上进行登记。

3.5.3各部门在收到外来文件时，应在《适当范围外来文件清单》上进行登记，并签字确认。

3.6文件的管理

3.6.2公司的受控文件一般不对外借阅，在特殊情况下，外单位借阅受控文件，需经文件的主管领导批准，其他人员无权外借。

3.6.3发给个人或个人借阅的受控文件，使用者必须妥善保管，不得随意复制，如有损坏，可到发放部门以坏换新，如有丢失申请补发，补发时，应标识新发放号，原发放号作废。

3.6.4文件的使用部门应建立文件借阅的记录。

3.7文件的更改

3.7.1文件需要更改，原文件编写部门应填写《文件更改通知单》，经审批后，由原文件发放部门将新版文件或新更换页发放给相关文件持有者，并做好发放记录。

3.7.2发放新文件的同时收回旧文件（页），并在原发放记录上作回收标记。

3.7.3文件持有部门应将新版文件登入《受控文件清单》中，并注明旧版已交回。

3.8文件的作废与销毁

3.8.1所有失效或作废文件由发放部门及时回收，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；

3.8.2如因法规或其他原因需保留的任何已作废的文件，回收部门应在文件封面加盖“作废保留文件”印章；

3.8.3对要销毁的作废文件，由回收部门填写《文件销毁申请单》，经原文件审批人批准后，由回收部门自行销毁。

3.9文件资料管理：

3.9.1体系涉及与计量有关的法律法规等文件资料，由质量管理部获取、收集管理，建立法律法规清单，复印发放至各相关部门，并按受控程序做好发放登记。

3.9.2体系涉及与产品有关的法律法规等文件资料，由相关部门获取、收集管理，建立法律法规清单，根据需要复印发放至各相关部门，并按受控程序做好发放登记。

3.10监视、有效性评价和改进

3.10.1文件控制作为过程应实施监视，文件管理、文件更改应作为重点监视点，《受控文件发放、接收、回收确认表》、《受控文件清单》要进行有效控制，质量管理部应每季度检查评价一次，作为文件控制的测量点，加以管理。

3.10.2质量管理部每年组织对体系文件评审一次，及时修订文件，保持文件的持续改进。

4相关记录

《受控文件发放、接收、回收确认表》