办公室应掌握的基本知识和操作技巧.doc

办公室应掌握的根本知识和操作技巧

办公室应掌握的根本知识和操作技巧

——论办公室工作的理论及实践胡国龙〔讲课提纲〕

同学们：

今天给大家讲授的内容是关于办公室工作的理论和实践。

在坐的对象有三种，师大文秘专业的学生、企业办公室的主管、机关局室从事文综工作的员工。都是从事或今后将从事机关或企事业单位办公室工作的专业人才。因此，系统掌握办公室工作理论、实际操作方法和技巧，对完善和提升自己在这方面的能力和素质是大有益处的。

本人曾在国家大二型企业负责办公室工作10，在高新区负责办公室工作16，时间之长、感触之多、体会之深，谈不上有经历，更论不上有什么秘诀，最多可以说经历多一点，有人说我这个办公室的老油条，啥都会一点、啥都懂一点、但啥都冒干好，我想说，至少留下的教训可以值得借鉴。那今天我的课就讲讲从无数教训中积累的一点点经历吧。不当之处，请大家指正。

一、办公室的根本知识

〔一〕办公室理论的规定性概述

1、名词概述。办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构，是协助单位首脑办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门，是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。

2、职责概述。①处理本单位内综合性的日常事务；②制订单位内部的有关规章制度；③对单位内部各部门之间的关系和工作进展协调、督办以及处理有关收、发业务。④为首脑搞好各项效劳。

3、范围概述。①人员的配备及管理；②行政执行中的检查、协调和监视；③文书、档案保管；④物资供给、后勤管理；⑤对内外接待以及一些内务日常方面的具体的业务活动的组织、管理和执行。

4、条件概述。①应具备的硬件条件：办公的专用空间；、电传、打字机、搅碎机、装订机、复印机、资料柜等办公用具。②应具备的软件条件。文职效劳包括的所有系统：办公自动化系统、文书档案管理系统、政务资料信息系统、工作协调督办及后勤管理系统及分类、收发、打印、经管、统计等具体操作管理的根本条件。

〔二〕办公室地位和职能的一般性概述

1、地位的概述：

一是处于中心地位：办公室是指挥、控制整个机关工作的中心部门，代表领导处理全局性的问题，又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在办公室聚集和综合，并且发挥出信息中心的综合效应。

二是处于窗口地位：办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口〞，是信息网络中心，处于联络站的地位，主要负责承受处理上级和兄弟单位的来问来函，接待上级领导的视察，处理各类公务往来，接待人民群众来访等等。一般及外界的联系，都首先要经过办公室。

三是处于枢纽地位：办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。办公室虽然及其他职能部门同属一个序列，但是，它及其他职能部门的区别在于其他职能部门是管理层、执行层，办公室则是中阶层。办公室直接辅助领导工作。

2、职能的概述：

一是指导管理职能。办公室的指导职能，主要指对下属机构工作的指导主要表达在：①传达、制定有关方针、政策，②制定具体的、个别的方针、政策，③对上级有关部门的政策作出阐释，④提出具体贯彻执行的意见和方案。

二是参考咨询职能。

①收集信息职能：开展实际调查——进展理论研究——组织信息加工。

②辅助决策职能：确定合理目标——制定实施方案——协调组织实施——进展情况反应和总结经历。

③效劳协调职能：一是效劳职能。首先是为领导效劳。做好参谋助手，协助领导处理日常事务，进展调查研究，收集整理信息为领导决策提供依据，以及完成领导交办任务等都属于效劳的内容。其次是为本机关、本单位同级兄弟部门效劳。办公室承当着文印、打字、文件管理、档案管理、印信管理等任务。有的综合性办公室还承当着机关事务管理等后勤工作任务。再次是为下级单位和人民群众效劳。二是协调职能。①统一步调。②化解矛盾。③合理安排。

④监视职能：a)办公室对有关部门或人员所分担的任务要心中有数，通过各种途径随时掌握他们完成任务的进度，并且检查其工作完成的质量。b〕如果发现执行部门在并无充分理由的情况下延宕工作，致使任务的完成产生困难，办公室就应当采取果断的处理方法，催促其及时完成任务。

〔三〕关于办公室根本任务的微观性概述

1、会议管理工作——组织对会议的审批、安排、调度、通知、记录、效劳及善后工作的处理；

2、文书处理工作——组织对本单位公文的起草、制作、传递〔送审〕、印发；

3、调查研究工作——组织进展事关全局性的政策性、战略性调查研究工作，实施执行过程的调研工作及中心工作的专题调研工作；

4、文字综合工作——组织对各种信息、资料、情况进展收集、整理、加工、分析，综合为专题材料，组织各种专题交流会议、口报会议、