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周例会会议制度

第一章总则

为提高工作效率，促进信息沟通，确保各部门之间的协作与协调，根据组织内部管理需求，制定本《周例会会议制度》。本制度旨在规范周例会的召开流程、参会人员、会议议题及记录，确保会议的高效和有效性。

第二章目标

1.提高工作效率：通过定期召开周例会，及时沟通信息，解决问题，减少不必要的时间浪费。

2.加强沟通与协作：促进各部门之间的沟通，增强团队协作能力，确保信息共享。

3.监督工作进展：通过会议监督各项工作的进展情况，及时调整工作计划和目标。

第三章适用范围

本制度适用于组织内所有部门及其员工，涉及周例会的召开、议题设置、会议记录及后续落实等方面。

第四章会议规范

4.1会议召开

1.会议频率：周例会每周定期召开，时间为每周一上午9:00-10:00。

2.会议地点：会议在组织内指定会议室召开，需提前预定。

3.会议主持：由各部门负责人轮流担任会议主持人，每次会议需提前通知参会人员。

4.2参会人员

1.必需参会人员：各部门负责人及相关项目经理。

2.可选参会人员：各部门的相关员工，特别是正在进行中的项目团队成员。

3.缺席通知：如因特殊原因无法参会，需提前向会议主持人请假并说明原因。

4.3会议议题

1.议题设置：各部门需在会议前一天提交会议议题，主持人将汇总并制定会议议程。

2.议题内容：议题应包括工作进展、问题讨论、资源需求、工作计划等。

3.议题优先级：重点议题优先讨论，确保会议时间的有效利用。

第五章操作流程

5.1会议前准备

1.议题收集与分发：各部门需在会议前一天将议题发送至会议主持人，主持人将汇总并分发会议议程。

2.会议资料准备：参与人员需提前准备相关资料，并在会议上进行汇报。

5.2会议进行

1.会议开始：会议主持人准时开始会议，并简要介绍会议议程。

2.议题讨论：按照议程逐项讨论，每个议题讨论时间控制在15分钟以内。

3.记录会议内容：指定会议记录员负责记录会议内容，包括讨论要点、决议和责任分工。

5.3会议结束

1.总结与布置工作：会议结束时，主持人对会议内容进行总结，并明确后续工作安排。

2.会议记录整理：会议记录员需在会后24小时内将会议记录整理成文档，并发送给参会人员。

第六章监督机制

6.1会议记录管理

1.记录保存：会议记录应由会议记录员保存，至少保留一年，以备查阅。

2.记录反馈：参会人员如对会议记录有异议，可在会议后48小时内向记录员反馈，记录员应及时修正。

6.2工作落实检查

1.责任落实：每次会议确定的工作责任人需在下次会议上汇报工作进展。

2.绩效考核：对未能按时完成工作任务的责任人，需在会议上说明原因，并提出改进措施。

第七章附则

本制度由人力资源部负责解释与修订，自颁布之日起实施。制度的修订应根据组织实际情况及实施效果进行评估，确保其可操作性和适用性。

结束语

通过实施《周例会会议制度》，旨在增强组织内部的沟通与协作，提升工作效率及执行力。希望各部门能够严格遵循本制度，共同促进组织目标的实现。