高效时间管理.pptVIP

改善管理习惯-组织及授权充分准备促进合作责权清晰适当人选*改善管理习惯—控制进度定出完成时间安排跟进帕金森定律表明,工作往往会越拖越长,最终耗尽所有可用时间。*改善管理习惯—自我约束处理电话干扰应付不速之客改善拖延的习惯整理文件有效地进行会议*有效地打电话像准备会议一样准备你的电话集中打电话。如果一个号码占线,试完其他号码再重拨按照一定的优先顺序打电话掌握并主导交谈简短,节省自己和他人的时间*有效地接听电话让秘书先处理,减少不重要的电话询问需要多长时间转给可以处理的人集中精力,有效聆听控制接听时间留言电话*结束电话在我走之前，还有什么需要讨论的吗？我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？进一步的问题可以下次再谈我得去开会了，老板在等我呢我得走了，同事正招呼我呢*如何应付不速之客?秘书安排选择到对方办公室不要坐下事先说明婉拒“正在开会,谢绝打扰”*如何改善拖延的习惯?工作计划贯彻完成定期检讨化整为零*备忘录和宣传品放在电脑上重要联系人名单贴在电脑上电话机被纸张淹没了废纸溢出未清理废纸撒落在地上阅读文件塞入文档中被遗忘了文件数量在膨胀,却未随时更新文件柜中充斥着无关的资料整理文件--从清理办公桌开始*高效时间管理*培训目标在完成本课程后，参加者将能:了解时间管理失控的问题知道时间失控的原因掌握时间管理的基本技巧*培训内容概要时间的特点时间管理的含义时间管理的本质有效时间管理的好处个人时间管理方式评估时间管理的障碍时间管理不善的征兆和原因（录像）掌握时间管理的要诀（录像）时间管理的步骤时间管理一些值得注意的要点时间管理理论的发展时间管理金科玉律*时间有什么特点？宝贵—一寸光阴一寸金,时间就是生命均等—没有人拥有比你更多/更少的时间不可再生—失不再来*时间管理的含义时间管理是自我管理时间管理对成功的启示时间的机会成本*时间管理是自我管理管理自己改变个人工作习惯做时间的主人,要么被时间管理*成功的启示生活现状生活越来越忙碌工作压力日甚一日成功的要求做得更多更好使用资源更少更简加快脚步永往直前走在他人的前面*时间的机会成本时间=金钱一小时看电视=一小时不阅读报纸一小时与人闲谈=少了一小时的工作机会成本与个人成就机会成本与机构成效您的时间值多少钱？*时间管理的本质是选择管理80%的效益来自于20%的工作—掌握关键“我没有时间”,其实只是一个藉口时间管理的本质*有效时间管理的好处提高效率更高的工作满意度人际关系的改善减少紧张与焦虑*时间管理的障碍电话干扰,不能集中工作别人打扰,要放下重要的工作工作优先次序不明,重要工作未能按时完成多项重要工作须同时处理,时间出现冲突工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度人手不足,工作不能妥善分配不妥善处理文件,造成资料遗失无力拒绝要求,不能兼顾个人工作拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度*时间管理的障碍(续）不能有效授权时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作信息不足/不正确/延误沟通失误/不足犹豫不决职权不清缺乏自律急于求成*时间管理的障碍分类我能够影响的因素我能够控制的因素我不能控制的因素*王延亮问题征兆与”美儿”电话聊天—30分钟与朋友电话聊天—工作信件未完成同事突然到访闲谈—未能恰当婉拒会议未做准备—开会时失控—超时工作办公桌文件十分凌乱,虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话迟到赴会*梁美儿问题征兆电话聊天遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间个人工作未能按时完成—超时工作没有组织有关部门和下属协助进行工作迟到赴会其它征兆感到较大的工作压力因工作进展问题,心情烦乱*时间失控的原因缺乏计划缺乏组织缺乏分配缺乏控制*掌握时间管理要诀找出问题的根源改善管理习惯开发时间领域*掌握时间管理要诀

—找出问题的根源找出时间失控的征兆客观分析问题的原因检讨你的工作目标及内容*陈经理工作分类工作项目分类处理次数所费时间(分钟)浏览文件323处理邮件(拆阅及答复)440写会议记录449聊天（包括电话及同事）428接听电话523提点职员祖儿228