股改档案管理实施细则.doc

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股改档案管理实施细则（试行）

第一章总则

第一条为了加强对集团已股改公司及拟股改公司的资料管理，更好地为集团公司股改工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》及集团公司《综合档案管理办法》的有关法规，结合公司股改办公室工作的实际情况，特制定本细则。

第二条股改档案是在股改过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字或其他形式的材料。它是公司在股改过程中的重要凭证，备以后查阅。

第三条股改档案管理是集团公司股改工作的重要组成部分，应设专人进行保管归档，确保股改档案完整、准确、安全、有效利用。要求股改档案保管人员以严谨负责的态度对档案材料进行收集、整理、归档，交档案馆永久保存。

第二章人员设置及职责

第四条股改办公室应设立一名兼职档案员，负责股改档案的管理工作。主要职责是：

（一）集中统一管理股改档案。

（二）按规定时间接收、整理，保证档案的完整、准确和安全，并编制检索工具。

（三）严格执行归档、借阅、保密等各项档案管理制度，确保档案机密安全。

（四）按规定办理档案提供、利用手续。

（五）负责档案管理和提供利用的统计工作。

（六）承办档案的鉴定、销毁的具体工作。

第三章档案的形成和归档

第五条股改办公室要严格执行档案资料归档制度，确保档案资料完整、准确、系统归档保存。

第六条凡属应当归档的文件材料是集团公司的财产，是维护集团公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人不得档案材料据为己有。

第七条归档的文件材料，应质地优良，格式统一，手稿字迹工整，图像清晰，装订整齐，符合档案的规范和标准等要求。

第八条属于归档范围的文件材料，一般归档一份，对重要的和使用频繁的文件材料，应适当增加副本，但必须经领导批准。

第四章档案归档范围和内容

已改制公司文件归档范围和内容

已股改公司的股改方案

改制公司员工持股改制建议书

集团对改制公司实施改制的通知

集团审计部对改制公司的审计报告

集团公司对股改公司改制方案的批示

股改公司股改造时间安排表

股改公司的章程修正草案

股改后公司章程（原件、复印件各1份）

股改公司最后确定的参与入股的人员名单和比例

会计师事务所对股改后公司注册资本的验资报告（复印件）

股改公司员工持股改制方案

股改公司的股东会决议

股改公司新的营业执照

股改公司新的组织机构代码证

股改公司新的税务登记证

股改公司各年的分配股利情况

股改公司入股股东离职及退股情况

其他资料

第十条拟改制公司文件归档范围和内容

股改前各种调研资料。

项目建议书、可行性研究报告。

集团公司实施改制的通知。

公司股改存在的问题及拟解决方案。

员工参与入股的名单。

公司股改方案讨论的各次会议纪要。

股改方案通过的批示。

其它资料。

第五章档案借阅及保密纪律

第十一条档案借阅应遵循以下规定：

1、利用档案者都应按规定办理借阅登记手续。

2、档案原则上应在档案保管人员处阅读，不予外借。确需出借时，应持有改制领导小组领导签字并办理登记手续。

3、借阅档案，不准拆卷、涂改、划线、剪裁、标记、损坏、泄密和擅自复印、转借。

4、损坏、丢失档案材料，视档案材料的重要程度、密级及情节给予通报批评、罚款等处理。

5、借阅档案一般不得超过三天，逾期不还者，档案人员应及时催还。

6、对归还的档案，档案人员应认真检查，发现问题及时向借阅者提出质疑。

7、严格遵守国家有关保密规定，谨防档案散失和泄密。

8、根据材料性质划分档案保密级别。

9、借阅人员必须保守档案机密，保证档案的安全。

第六章档案保存

第十二条档案应分类编制便于保管、利用。

第十三条档案人员在接受归档文件材料时，应认真验收，仔细查对，按规定办理交接手续，不符合规定者，应退回修改后再行接收。

第十四条案卷应按规定写好封皮（或打印）卷内目录（打印）、备考表，按规定编号，并注明起止时间，保管期限、密级等，要求书写规范、装订（非秩）整齐，各页打号。

第十五条档案应使用夹、盒、柜、架存放，要做到整齐美观、方便使用。

第十六条档案保管人员要编制和完善各种检索工具，方便查找利用，提高服务质量。

第十七条档案应定期整理清点，发现破损、变质、失窃等情况，应及时报告并采取相应补救措施。

第七章附则

第十八条本办法由集团股改领导小组负责解释。

第十九条本办法自通过之日起施行。