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科技公司合同管理制度

第一章总则

为规范公司合同管理流程，确保合同的合法性、有效性与安全性，根据相关法律法规及公司内部管理要求，制定本制度。合同是公司与客户、供应商及其他合作方之间约定的法律文件，其内容直接影响公司的运营和利益。因此，建立健全的合同管理制度是维护公司权益、降低法律风险的重要保障。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门在合同的签订、履行、变更、解除及争议处理过程中涉及的所有合同。包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、合作协议等。所有员工在合同管理过程中须遵循本制度的相关规定，确保合同管理的统一性与规范性。

第三章合同管理职责

合同管理的职责分为合同起草、审核、签署、履行及归档等环节。具体职责如下：

1.合同起草

由相关部门根据业务需求起草合同文本，确保合同内容符合公司政策和法律法规，并在起草过程中与法务部门沟通。

2.合同审核

3.合同签署

合同需由公司授权的签署人签署，签署人应在合同审核通过后进行签署，并确保签署过程的合法合规。

4.合同履行

合同履行过程中，相关部门应按照合同约定的内容和时间节点进行履行，并及时记录履行情况。若发生履行障碍，应及时向法务部门报告。

5.合同归档

所有合同在签署后应及时归档，由专人负责保存，确保合同的安全性与完整性。归档的合同应分类整理，并建立详细的合同登记台账。

第四章操作流程

合同管理的操作流程包括以下几个环节：

1.合同起草

相关部门根据业务需求起草合同，并填写《合同起草申请表》，附上相关背景材料，提交给法务部门进行审核。

2.合同审核

3.合同签署

合同审核通过后，起草部门应将合同文本及签署申请提交给授权签署人，签署人确认无误后进行签署，并在合同上注明签署日期。

4.合同履行

合同签署后，相关部门应根据合同规定的内容和时间节点进行履行，定期向法务部门报告履行进度，特别是在合同履行中如遇到变更、解除或争议，应及时沟通。

5.合同归档

合同履行完毕后，相关部门应将合同及相关附件整理齐全，填写《合同归档申请表》，提交给合同管理专员进行归档。归档后，应在合同登记台账中记录相关信息，以备查阅。

第五章合同变更与解除

合同的变更与解除应遵循法律法规及合同约定的程序：

1.合同变更

如需对合同内容进行变更，相关部门应根据实际情况提出变更申请，填写《合同变更申请表》，提交给法务部门审核。经审核通过后，由双方签署变更协议，并进行归档。

2.合同解除

合同解除应依据合同约定的条件和程序进行。相关部门在提出解除申请时，应填写《合同解除申请表》，并提供解除的依据和相关证明材料，提交给法务部门审核。审核通过后，双方应签署解除协议，并进行归档。

第六章合同争议处理

合同争议的处理应遵循以下程序：

1.争议初步处理

遇到合同争议时，相关部门应及时与对方沟通，尽量通过协商解决。如协商未果，应记录争议情况，并填写《合同争议处理报告》，提交法务部门。

2.法律咨询

法务部门应对争议进行分析，提供法律意见，并建议相关部门采取适当的措施。必要时，可向外部法律顾问咨询。

3.争议解决

如争议无法通过协商解决，相关部门应根据合同约定的争议解决方式（如仲裁或诉讼）进行处理，并及时向公司管理层报告争议进展。

第七章监督与评估机制

为确保合同管理制度的有效实施，应建立监督与评估机制：

1.定期检查

公司管理层应定期对合同管理工作进行检查，评估合同履行情况、变更及解除情况，确保合同管理的合规性与有效性。

2.反馈机制

各部门在合同管理过程中应及时反馈问题，法务部门应对反馈意见进行分析并提出改进建议，以不断优化合同管理流程。

3.培训与宣传

定期组织合同管理培训，提高员工对合同管理制度的认识与执行力，确保全员参与、共同维护合同管理的规范性。

附则

本制度由法务部门负责解释，自颁布之日起实施。合同管理制度的修订应在每年年末进行一次评估，必要时可进行调整，以确保其与公司发展和外部环境的变化相适应。