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山东热电公司备用金管理规定

第一章总则

第一条目的：为了加强备用金管理，规范备用金借款审批流程，有效提高资金利用效率，特制定本规定。依据《上级公司本部机关财务业务审批权限及流程管理办法》文件制定本制度。

第二条适用范围：本规定适用于山东热电公司及(以下简称公司)。

第三条术语和定义：备用金是指公司员工因公业务以现金或银行转账形式借用的用作零星开支、零星采购、因公出差、公司指派培训等阶段性使用的资金借款。

第二章管理职责

第四条总经理

审批备用金借款申请。

第五条分管领导

审核备用金借款申请。

第六条财务部

（一）负责票据管理办法的制定完善并落实执行。

（二）负责对备用金管理办法执行情况进行监督检查。

第三章备用金管理原则

第七条因公业务使用备用金，必须按照实际需要申请备用金额度，在执行公务期间与公务无关的支出不得使用备用金。

第八条必须按借款用途使用备用金，不允许以公务之便超额借用备用金挪作他用。

第九条谁借款谁负责还款，前款不清后款不借，公务完结后十五日内报销清偿备用金借款，不能按期报销清偿的，公司财务部会同人资部从借款人工资中扣还。

第十条借款人不能按期报销清偿，借款审批人负有催偿责任，部门审批人负有连带清偿责任。

第四章备用金借款审批流程

第十一条借款人办理借款时需提供相关文件（如合同、协议、通知等），按借款申请单项目填列借款日期、用途、金额（大小写），借款人姓名等。

第十二条备用金借款原则上要求借款人本人亲自办理，由于特殊原因借款人委托他人办理，须由借款人本人在备用金申请单上签名，否则视为代办人借用备用金。

第十三条审批流程：借款人填制借款申请单→部门负责人审批→公司分管领导审批→财务审核会计签章→财务部负责人审批→财务总监审批→公司总经理最终审批→财务审核无误后支付借款。

第五章备用金归还程序

第十四条原则上谁借款谁报销，借款人因故不能亲自报销而委托他人代办，受托人要在报销凭证上注明“冲销某某人借款”，委托人在报销凭证上签章。

第十五条借款人超过规定时限尚未结清备用金欠款，必须提出书面申请，说明不能按时归还原因，报公司相关领导审批，否则按“第六条”规定执行。

第十六条一般不允许跨年度使用备用金，所有备用金借款在年末进行清零（岁末年初之际正在公务途中除外）。

第五章报告和记录

第十七条执行本制度未形成的报告和记录清单。

第六章附则

第十八条本规定由山东热电公司财务部负责解释。

第十九条本规定自发布之日起施行。