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山东热电公司企业电子商城采购管理规定

第一章总则

第一条目的

为规范山东热电公司及（以下统一简称“公司”）电子商城平台使用，推进通用低值易耗品类的电子商城采购，发挥公司集约化优势，规范采购活动，提高采购效率和效益，降低采购成本和管理成本，特制定本规定。

适用范围

本规定适用于山东热电公司及电子商城管理工作。

第三条术语和定义

（一）国家电力投资集团公司简称“集团公司”。

（二）电子商城平台：是指由集团公司统一建设，为集团公司系统提供采购办公用品等生产生活需要的通用、低值、易耗等物品，并且送货上门的购物平台。

（三）山东科技有限公司根据集团公司授权运行和维护集团公司企业电子商城。

（四）定点供应商：是指集团公司组织采购而进入集团公司电子商城平台铺货销售的供应商，定点供应商分为主流电子商务平台运营商和知名品牌供应商。

第二章管理职责

第四条：总经理

负责授权专人代表我公司开展开展企业电子商城平台采购的企业账户开立、企业信息维护、订单采购、订单结算等全过程活动，同时根据需要建立我单位内部子账户、配置和管理子账户使用权限等工作。

第五条计划部

（一）负责制定公司电子商城采购管理规定并组织实施。

（二）负责对公司电子商城的管理及物品的采购工作。

（三）负责公司电子商城的日常维护、预存货款、财务对账、发票管理、结算支付等。

第六条财务部

负责公司电子商城预存货款的充值。

负责审核电子商城采购货款的发票及应收账款的核

对工作。

第七条审计内控部

负责对电子商城采购过程的合规性进行监督。

第八条各部门（分场）

负责本部门（分场）子账户管理及提报在电子商城中采购的物品。

第三章品类及采购策略管理

第九条集团公司对电子商城采购的品类实行统一管理。

办公类物资，详见《电子商城采购品类目录》（办公物资）(34046-04.04.02-A02-JL02)，可实施电子商城采购。

销售单价低于5万元及以下的通用工业品类的物资，详见《电子商城采购品类目录》（通用工业品）(34046-04.04.02-A02-JL03)，可实施电子商城采购。

对于同一品类的通用工业品单次采购金额超过200万元及以上的，应当实行招标采购。

第十条根据采购情况和需要，提出实施电子商城采购的建议品类，报送上级公司。

第四章电子商城管理及使用规则

第十一条账户在正式使用前，按电子商城规定提交审核资料，并进行激活。

（一）母账户激活应在线填写或提交审核资料信息。

1.必填信息包括：企业统一社会信用代码、默认增值税专用发票开票信息、默认收货地址、被授权人（母账户管理员）姓名及联系手机。

2.在线提交资料包括：营业执照扫描件、法定代表人授权书（34046-04.04.02-A02-JL04）、被授权人身份证扫描件（正面）等。

（二）子账户激活信息包括：子账户使用人姓名及联系手机；

（三）为保证账户安全，母账户需通过绑定手机号和短信验证激活，并经电子商城平台运维人员人工审核后正式使用。

第十二条公司在电子商城平台中的母账户为134046，专人负责电子商城平台母账户管理。主要承担以下工作：

（一）负责电子商城平台的账户管理，并承担与集团公司、山东科技有限公司业务联系。

（二）根据需要在母账户项下，建立和管理子账户，分配管理子账户使用权限。

（三）负责维护企业账户信息，办理账户变更等手续。

（四）负责审核各部门子账户采购订单的审核并结算货款。

（五）负责预存货款的充值、创建订单、结算支付、申请发票、财务对账等。

（六）由于企业组织机构变动、人员变动等原因，导致母账户管理人员变更或子账户使用人停用，应及时做好账户移交、账户及密码变更等工作，并做好内部存档备案。由于企业组织机构发生注销等原因需终止账户，应及时通知电子商城运维人员停用账户。

第十三条电子商城采购

（一）电子商城采购采取简化合同形式，以商城电子采购订单（系统自动生成）作为结算的依据，公司与山东科技有限公司之间不再另行签订采购合同。

（二）应按照实际客观需求在电子商城进行采购，坚持“比质比价”原则。

（三）电子商城平台支持预存货款支付和企业即时支付两种订单结算方式：

（1）预存货款支付。各单位向企业自身账户进行预存货款充值，订单生效后逐笔扣减预存货款。账户货款余额不足时，需补足货款后方可采购；

（2）企业即时支付。各单位针对每一采购订单，通过网银或银联等在线方式支付货款。

如采用预存货款方式进行支付结算，预存货款标准详见《电子商城采购预存货款标准》（34046-04.04.02-A02-JL05）。

（四）商品到货后，需求部门应及时验收，确认收货，并严格依照仓储管理规定履行入库手续。可在电子商城线上生成并打印采购订单作为验收、对账凭证。

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