档案管理基础(第四版)-能力测试答案人大完整版 .pdfVIP

第二章

能力测试参考答案

××商贸公司的小程刚刚接任专职档案员的职务就遇上了接收

归档文件工作。公司办公室的文书管理员小陆将处理完的文件交给了

小程，让他进行鉴定、整理，说以往公司的立卷归档工作就是这么做

的。

根据案例所提供的情况，请思考下列问题：

1.该公司这种文件归档工作的做法是否符合国家的规定？为什

么？

2.小程在文件归档工作中的职责有哪些？

3.小程应按照哪些程序接收公司的归档文件？

参考答案

（1）ⅩⅩ商贸公司将处理完毕的文件交给档案员进行鉴定、整

理的做法不符合国家的规定。

《机关档案工作条例》第十一条规定：“机关应建立健全文件材

料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料

（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材

料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门

归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门

整理、立卷。”

（2）小程作为专职档案员，在文件归档工作中的主要职责有：

第一，监督文件的形成过程。

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第二，督促归档制度的落实。

第三，指导文书部门的立卷归档工作。包括：协助单位确定立卷

地点和分工立卷的范围，参与编制文件立卷方案，对立卷操作进行业

务指导，对归档案卷质量进行检查。

第四，开展零散文件的收集工作。

（3）小程接受本公司归档文件的程序是：

第一，依据案卷目录、卷内文件目录对案卷及卷内文件的数量进

行核对和检查，同时根据归档要求检查案卷的质量；对不合格的案卷，

要求文书部门重新返工整理。

第二，案卷检查合格后，填写案卷移交清单，与移交人员履行签

字手续。移交清单应该填写一式三份，一份由文书部门或业务部门存

查；另外两份保存在档案部门作为检索工具和全宗卷的材料。

第三章

能力测试参考答案

××食品集团公司下属若干分公司，其分公司可以独立行使职权，

能够以自己的名义对外行文，设立独立的财务，但人事由总公司代管。

根据上述情况，请思考下列问题：

（1）该食品集团下属的各分公司是否为立档单位？为什么？

（2）该食品集团下属的各分公司能否为立档单位与其档案有何

关系？

参考答案：

（1）该食品集团下属的各分公司均为立档单位。因为它们可以

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独立行使职权，能够以自己的名义对外行文，符合立档单位的主要构

成条件。

（2）如果该食品集团下属的各分公司是一个立档单位，那么，

它们形成的档案就可以构成独立全宗；反之，则不能构成独立全宗。

2.××商贸集团内部机构健全，很少调整内部机构，各内部机构

的档案分别处理，界限较明确。

根据上述情况，请思考问题：该公司的档案采用何种复式结构分

类方法为宜？

参考答案：

××商贸集团的档案适合采用年度——组织机构分类法。

3.××化妆品总公司档案室接收了所属被撤销分公司的全宗。该

立档单位情况是：成立时间较短，内部机构数量少，内部机构之间的

职能分工界限不清；该立档单位档案的状况是：由于文书立卷工作不

到位，致使文件分类不明确，部分文件尚未立卷；即使已经组好的案

卷也存在组卷不合理、卷内文件秩序混乱、卷内编目和案卷题名不符

合要求等严重质量问题。

根据上述情况，请思考下列问题：

（1）XX总公司档案室是否需要整理该全宗的档案？

（2）对该全宗档案进行整理所涉及的工作范围。

（3）策划和安排对该全宗档案的整理程序和内容。

（4）该全宗档案适合采用哪种分类方法？为什么？

参考答案：

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（1）该总公司档案室需要对接受的分公司的全宗进行整理。

（2）根据上述情况，该全宗档案的整理属于局部调整的范围。

（3）该全宗档案整理的程序和内容是：

·对分类情况进行分析，确定分类方法，对归类不准确的文件或

案卷进行调整。

•对部分未立卷的文件进行组卷，对组卷不合理的文件进行调整。

•进行卷内文件的排