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会议服务与后勤保障制度

会议服务与后勤保障制度

第一章总则

第一条为确保公司各类会议的顺利进行，提高会议效率，保障与会人员的安全和利益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、监事会、经理办公会、部门会议、专项会议等。

第三条会议服务与后勤保障工作应遵循以下原则：

（一）服务至上，效率优先；

（二）安全第一，预防为主；

（三）规范运作，节约成本；

（四）科学合理，持续改进。

第二章会议组织与安排

第四条会议组织与安排：

（一）会议计划：各部门需提前向行政部门提出会议申请，包括会议名称、时间、地点、参会人员、议程等，行政部门负责会议计划的管理和审批。

（二）会议室预订：行政部门根据会议计划，统一安排会议室，并及时通知相关部门。

（三）会议通知：行政部门负责制作并下发会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等事项。

（四）会议材料准备：相关部门需在会议前提供所需材料，行政部门负责材料的收集、整理和分发。

第五条会议纪律：

（一）参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。

（二）会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，不得交头接耳、接打电话。

（三）会议期间，参会人员不得擅自离开会场，如有特殊情况需离开，应征得会议主持人同意。

第三章后勤保障

第六条后勤保障范围：

（一）会议室设施：保证会议室设备的正常使用，如投影仪、音响、话筒等。

（二）会议用品：提供会议所需的笔记本、笔、纸等办公用品。

（三）餐饮服务：根据会议时间、参会人员数量及饮食习惯，合理安排餐饮服务。

（四）交通保障：为有需要的参会人员提供交通保障。

第七条后勤保障措施：

（一）会议室设施维护：行政部门负责会议室设施的维护与保养，确保设备正常运行。

（二）会议用品管理：行政部门负责会议用品的采购、管理和分发，确保会议用品充足。

（三）餐饮服务保障：行政部门负责与餐饮供应商沟通，确保餐饮质量，满足参会人员需求。

（四）交通服务保障：行政部门负责与交通服务供应商沟通，确保交通服务的及时性和安全性。

第四章安全保障

第八条会议安全：

（一）行政部门负责会议期间的安全检查，确保会议场所安全。

（二）参会人员应遵守会议场所的安全规定，不得随意触摸电源、火源等危险设施。

（三）会议期间，如发生突发事件，参会人员应立即配合现场工作人员进行处置。

第九条人员安全：

（一）行政部门负责参会人员的身份核实，确保会议安全。

（二）参会人员应遵守会议纪律，不得泄露公司秘密和商业机密。

（三）会议期间，行政部门应安排专人对参会人员进行跟踪服务，确保人员安全。

第五章检查与监督

第十条检查与监督：

（一）行政部门对会议服务与后勤保障工作进行定期检查，确保各项工作的落实。

（二）参会人员对会议服务与后勤保障工作进行监督，如有问题，可向行政部门反映。

（三）行政部门对会议服务与后勤保障工作中存在的问题进行整改，持续改进服务质量。

第六章附则

第十一条本制度由公司行政部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。

注：本制度内容仅供参考，具体实施时需根据公司实际情况进行调整。