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山东热电公司社会保险档案管理规定

第一章总则

第一条目的：为规范山东热电公司（以下简称“公司”）社会保险档案管理，维护社会保险档案真实、完整和安全，为社会保险管理提供服务，根据国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》，制定本规定。

第二条适用范围：本规定适用山东热电公司。

第三条术语和定义：本规定所称社会保险档案包括基本养老保险、基本医疗保险、生育保险、失业保险、工伤保险、企业年金、住房公积金、补充医疗保险业务办理过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第二章管理职责

第四条人力资源部

（一）负责公司社会保险档案的收集、整理、保存及管理；

（二）协助内蒙古能源公司人力资源部（社保中心）收集社会保险档案资料。

第三章档案管理

第五条公司提供必要的设施、场所，配置适应档案管理要求的技术设备，确保社会保险档案的安全。

第六条办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件1）进行收集、整理、立卷、归档，不得伪造、篡改。

第七条社会保险档案材料按照方便归档整理和检索利用的原则，采用“年度—险种—业务环节”的方法进行分类、整理，并编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。

第八条人资部门对归档的档案材料进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制索引目录。

第九条社会保险档案的保管期限分为永久和定期两类。各种社会保险档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

第十条社会保险档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十一条依法为参保个人提供档案信息查询服务。

第十二条人资部和档案管理部门对已到期的社会保险档案进行鉴定。

（一）鉴定工作由人资部相关负责人、业务人员和档案管理人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

（二）鉴定中发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，重新确定保管期限。

第十三条人资部对经过鉴定可以销毁的档案，报公司档案管理部门备案，经人资部主要负责人批准后销毁。

（一）未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

（二）人资部派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十四条保管期已经超过两年的档案材料移交本公司综合档案管理部门保管，移交时要做好登记,移交双方签字确认。

第十五条人资部要遵守社会保险档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第十六条每年3月份前，将上一年度社会保险档案进行分类归档。

第四章责任追究

第十七条有下列行为之一的，限期改正，并依据国家有关法律法规及上级管理部门有关规章制度（社会保险业务档案管理规定（试行）（国家档案局令2009年第3号））追究相关人员责任；给参保单位或者个人造成损失的，承担赔偿责任：

（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；

（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；

（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；

（五）违反社会保险档案和国家档案法律、法规的其他行为。

第五章报告与记录

第十八条执行本制度没有形成报告和记录。

第六章附则

第十九条各类社会保险档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。

第二十条本规定由公司人资部负责解释。

第二十一条支持性文件

（一）社会保险业务档案管理规定（试行）（国家档案局令2009年第3号）

附件：社会保险业务材料归档范围与保管期限

附件：

134046-04.01.06-A10-JL01

社会保险业务材料归档范围与保管期限

一、社会保险管理类

1.社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险、企业年金、住房公积金个人账户对账、个人账户修改等相关材料〔50年〕

2.退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料〔50年〕

3.服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构等签订的协议书、考核材料、终止协议材料〔10年〕

二、社会保险费征缴类

1.收付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

2.社会保险基金征缴明细表和汇总表〔50年〕

3.社会保险基金征缴年度汇总表〔永久〕

4.缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料