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办公室档案整理与归档制度

办公室档案整理与归档制度

第一章总则

第一条为加强本单位的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有办公室档案的整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条办公室档案整理与归档工作应遵循以下原则：

1.完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造或擅自销毁。

2.准确性原则：档案内容必须真实、准确，不得有虚假、误导性信息。

3.系统性原则：档案的整理与归档应按照一定的体系进行，便于检索和利用。

4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止丢失、损坏和泄露。

5.及时性原则：档案的整理与归档应及时进行，不得拖延。

第二章档案分类与编码

第四条档案分类应遵循国家档案分类标准和行业标准，结合本单位实际情况，对档案进行分类。

第五条档案编码应采用统一的标准，确保编码的唯一性和可识别性。

第六条档案分类和编码的具体要求如下：

1.档案分为永久、长期、短期三种保存期限。

2.档案按门类、保管单位、保管期限、件号等要素进行分类。

3.档案编码采用“门类+保管期限+保管单位+件号”的格式。

第三章档案整理

第七条档案整理应按照以下程序进行：

1.档案收集：根据档案分类标准，对各类档案进行收集，确保档案的完整性。

2.档案鉴定：对收集到的档案进行鉴定，确定其保存期限。

3.档案整理：按照档案分类和编码标准，对档案进行整理，包括分类、编目、装订等。

4.档案编号：对整理好的档案进行编号，确保档案的唯一性。

5.档案目录编制：编制档案目录，包括档案名称、日期、页数、保管期限等信息。

第八条档案整理的具体要求如下：

1.档案卷内文件应按照时间顺序排列，重要文件应放在前面。

2.档案卷内文件应使用统一规格的档案袋，并填写档案袋标签。

3.档案卷内文件应保持整洁、完整，不得有破损、污渍等。

第四章档案归档

第九条档案归档应按照以下程序进行：

1.归档准备：对整理好的档案进行复查，确保档案的完整性和准确性。

2.归档审批：由档案管理员进行审批，确认档案归档的合法性。

3.归档登记：在档案归档登记簿上登记档案的名称、数量、归档日期等信息。

4.归档存放：将档案按类别和编号顺序存放在档案柜中，确保档案的安全。

第十条档案归档的具体要求如下：

1.档案应按年度、类别、保管期限等进行分类存放。

2.档案柜应保持整洁、有序，便于查阅。

3.档案柜应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

第五章档案保管

第十一条档案保管应定期进行检查，确保档案的安全。

第十二条档案保管的具体要求如下：

1.档案室应保持清洁、通风、干燥，防止档案霉变、虫蛀。

2.档案柜应定期擦拭，保持整洁。

3.档案应定期进行消毒，防止细菌、病毒传播。

4.档案管理员应定期对档案进行检查，发现损坏、丢失等情况应及时处理。

第六章档案利用

第十三条档案利用应遵循以下原则：

1.依法利用：按照国家档案法律法规，合法利用档案。

2.保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，应采取保密措施。

3.诚信原则：档案利用者应诚实守信，不得滥用档案。

第十四条档案利用的具体要求如下：

1.档案利用者应填写档案利用申请表，说明利用目的和用途。

2.档案管理员应审核档案利用申请，确认其合法性。

3.档案利用应在档案室进行，不得擅自将档案带出档案室。

4.档案利用者应爱护档案，不得涂改、污损、撕毁档案。

第七章档案销毁

第十五条档案销毁应按照国家档案法律法规和行业标准进行。

第十六条档案销毁的具体要求如下：

1.档案销毁前应进行鉴定，确定其销毁范围。

2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。

3.档案销毁后，应填写档案销毁记录，并报上级主管部门备案。

第八章附则

第十七条本制度由本单位档案管理部门负责解释。

第十八条本制度自发布之日起施行。

（注：以上制度内容仅供参考，具体内容应根据本单位实际情况进行调整。）