2024年会议接待礼仪知识.pdfVIP

2024年会议接待礼仪知识

会议接待礼仪知识1

1、例行服务

会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾

以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海^卜华人和外国人，往

往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。

2、餐饮安排

举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫

生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样

做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面

提供力所能及、符合规定的方便条件。

3、现场记录

凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单

用某一种，也可交叉使用。负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发

言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。

会议接待最后会后服务

会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作

很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他

接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

清理会议文件①根据保密原则，回收有关文件斐料。②整理会议纪要。③新闻报道。④土

卷归档。⑤会议总结

会议接礼仪知识2

1、确定接规格

会议规模是由主持单位领导决定。一般来说，企业内部的一般工作性会议讲究效率，可以不

拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加，所以接工作要求比较规范。

通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作，成立一个会务组，专门研究布置会议接接

的有关工作。

2、发放会议通知

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议

参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请

的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。

会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄

回来。

会议接人员分工确定

要确保会议的顺利进行，必须要对会议接人员进行明确分工，具体内容如下：

1、确定惟一的联络人

要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，

明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会；

2、确定主席

要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人

和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。

3、确定会议记录者

好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、

比较能力。在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行

讨论。

会场布置礼仪规范

1、会场选择

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景

气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把

会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。

第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中

的地方。超