制作和管理工作日志一.pptx

制作和管理工作日志（一）主讲人：方明星职称：副教授

1实训目标通过本实训掌握制作和管理工作日志的一般方法。

2实训背景宏达公司王总经理秘书王晨对工作非常负责，每个周五下午下班前她都将总经理下周一的工作日志制作出来，并参照总经理的工作日志，结合自己的职责，把自己的工作日志也制作好。这个周五下午，王晨统计了一下，王总的下周一有如下活动。

2实训背景上午10:15-11:15召开董事会，所有的经理都要参加；上午11:30-12:00给参加员工培训课的新员工讲话；中午12:00与超凡公司的董事长张成及其夫人共进午餐；下午14:00-15:00前往海天公司拜会市场开发部经理赵东；下午15:45会见王朝公司的销售部经理杨天。王晨应该怎么制作王总经理和她自己的工作日志呢？

3实训内容根据实际情况演练制作和管理工作日志的过程。

4相关知识制作工作日志的程序了解上司工作活动信息确定和补充信息随时更新日志填写或输入信息

1.了解上司工作活动信息秘书要提前了解清楚上司第二天的工作和活动信息：主要工作任务有几项，每一项工作任务的具体时间、地点、具体工作内容、需要注意事项等，同时要上司第二天的工作活动信息准确、完整地记录下来。

2.确定和补充信息秘书应向上司和有关单位核实其工作活动有无变化，确认后再制作工作日志秘书一般应在当日下班前或次日一早对上司的工作和活动信息进行确认，如有必要及时调整，并通知有关人员。3.填写或输入信息将有关信息填入制作好的工作日志中。在填写工作日志时，要特别注意以事项。

4.随时更新日志有时会因预想不到的事或对方的原因而必须改变日程安排，如果是我方原变更安排，会造成一些有形无形的影响，甚至会影响企业的信誉和双方的信赖系。

4.随时更新日志因此秘书要随时关注上司工作活动的变化，如果上司的活动确有变更，尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围，及时更新上司和自己的工作志，并做好有关善后工作。

调整日程安排应注意以下几个方面安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。进行项目的时间调整、变更，仍应遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。

调整日程安排应注意以下几个方面确定变更后，应立即做好有关善后工作，如通知对方、说明理由、防止误解等。再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和忘记修改。

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