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物业管理咨询公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本单位对物业管理咨询公司合同付款的规范化管理，确保付款流程合理、合规，保障公司资金安全及业务的顺利开展，特制定本办法。

2.本办法适用于与物业管理咨询公司签订的各类合同项下的款项支付管理工作。

二、职责分工

1.业务部门

负责依据合同约定，发起付款申请，并提供相应的付款依据，如咨询服务成果交付证明、阶段验收报告等，确保申请付款的事项符合合同条款要求。

与物业管理咨询公司保持沟通协调，跟进服务进展情况，及时反馈服务过程中出现的与付款相关问题。

2.财务部门

负责审核付款申请的合规性，包括核对合同条款中关于付款金额、付款方式、付款时间等关键要素，检查相关发票的真实性、合法性及完整性。

根据公司资金状况，合理安排付款计划，确保资金的正常周转，同时按照规定的财务流程办理付款手续。

3.管理层

负责对重大合同付款申请进行审批决策，综合考虑公司业务需求、预算安排以及咨询服务质量等多方面因素，确保付款行为符合公司整体利益和战略规划。

三、合同付款依据

1.正式签订且生效的物业管理咨询合同是付款的根本依据，合同中应明确约定服务内容、服务期限、收费标准、付款方式（如一次性付款、分期支付等）、付款时间节点以及对应的付款条件等关键条款。

2.物业管理咨询公司提供的有效服务成果及相关证明文件，例如：

提交的咨询报告、方案文档等，需符合合同约定的质量和交付要求，并经业务部门验收合格，附上验收签字确认的文件作为付款依据之一。

按阶段提供服务的，需提供各阶段服务完成情况的说明及相应阶段成果的佐证材料，如阶段性培训记录、调研分析数据等，且通过阶段性评估审核。

四、付款流程

1.付款申请

业务部门在达到合同约定的付款条件时，填写《合同付款申请表》，详细注明合同名称、编号、对方单位名称、本次申请付款金额、付款事由（依据合同具体哪条约定付款）、预计付款时间等信息。

将《合同付款申请表》连同相关付款依据资料，如服务成果验收文件、发票等一并提交给财务部门审核。

2.财务审核

财务部门收到付款申请及相关资料后，对以下内容进行审核：

核对《合同付款申请表》填写信息与合同条款的一致性，重点审查付款金额计算是否准确、付款时间是否符合约定。

检查所附发票的真实性、合法性，发票内容与合同服务内容及本次付款事项是否相符，发票开具单位是否为合同签约的物业管理咨询公司等。

根据公司当前资金状况，评估付款的合理性和可行性，如存在资金紧张等特殊情况，需及时与业务部门沟通协商调整付款计划。

财务审核通过后，在《合同付款申请表》上签署审核意见，并将申请表及相关资料流转至管理层进行审批；若审核不通过，需明确指出问题所在，并将申请资料退回业务部门补充或修正。

3.管理层审批

管理层根据财务审核意见以及业务实际开展情况，对付款申请进行审批。对于金额较小、符合常规付款条件的申请，可按照既定授权范围进行审批；对于重大合同付款、涉及金额较大或付款条件存在争议的情况，需组织相关部门进行讨论分析后再做出审批决策。

审批通过后，在《合同付款申请表》上签署同意付款的意见，并将申请表返回财务部门；若审批不同意，则注明原因，将申请表退回业务部门或要求进一步沟通协商处理。

4.付款执行

财务部门收到管理层审批同意的付款申请后，按照公司规定的付款方式（如银行转账、支票等）进行付款操作，确保付款金额准确无误地支付给合同约定的物业管理咨询公司账户。

在完成付款后，财务部门及时做好付款记录，登记入账，并将付款凭证复印件反馈给业务部门存档，以便后续查询核对。

五、特殊情况处理

1.合同变更导致付款调整

若在合同履行过程中，因业务需求变化等原因发生合同变更，涉及付款金额、付款时间、付款条件等条款变更的，业务部门需及时与物业管理咨询公司协商签订补充协议，并将补充协议副本提交财务部门备案。

财务部门依据补充协议内容，重新梳理付款计划和相应审核要点，按照变更后的合同约定执行付款管理工作。

2.争议处理

若与物业管理咨询公司在付款事项上存在争议，如对服务质量是否达到付款条件有不同意见、发票开具不符合要求等情况，业务部门应首先与对方积极沟通协商，争取达成一致解决方案。

如沟通协商无法解决争议，由业务部门会同财务部门、法务部门等相关部门共同分析情况，根据合同约定的争议解决条款（如仲裁或诉讼等）采取相应措施处理，在争议未解决前，暂停相关款项的支付，避免公司产生不必要的财务风险。

六、监督与审计

1.公司内部审计部门定期对物业管理咨询公司合同付款情况进行审计检查，重点审查付款流程的合规性、付款依据的充分性以及是否存在违规操作等问题。

2.对于审计过程中发现的问题，及时向相关部门反馈，并要求限期整改；涉及违规违纪行为的，按照公司相关规定严肃处理，并追究相关责任人的责