秘书实务之秘书电话礼仪.ppt

2.以终为始是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？第64页,共69页，星期六，2024年，5月3.学会说“NO!”1、耐心倾听2、如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间3、显示慎重4、表情应和颜悦色5、态度坚定第65页,共69页，星期六，2024年，5月6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝第66页,共69页，星期六，2024年，5月4．办公桌上的“5S”运动整理整顿清扫清洁修养整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理第67页,共69页，星期六，2024年，5月

5、有效、恰当地利用电话

选择打电话的时间按照优先顺序打电话清楚每个电话要讨论的要点对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数第68页,共69页，星期六，2024年，5月感谢大家观看第69页,共69页，星期六，2024年，5月怎样详细记录通话内容呢？时间对方公司名称对方姓名对方职务通话内容记录人备注第32页,共69页，星期六，2024年，5月复述通话内容，以便得到确认以下的信息尤其要注意复述：对方的电话号码对方约定的时间、地点对方谈妥的产品数量、种类对方的解决方案双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方其他重要的事项第33页,共69页，星期六，2024年，5月整理记录提出拟办意见5W1H：??????Who（是谁）???????What（什么事）???????When（什么时候）???????Where（什么地方）???????Why（为什么）???????How（怎么样）第34页,共69页，星期六，2024年，5月比较:电话记录表、电话留言电话记录表样例一（必备）时间：年月日时分公司名称：姓名：电话号码：来电内容：1、2、处理情况：1、请交处理2、请回电话3、约会再打电话来接话人：第35页,共69页，星期六，2024年，5月电话留言表一来电/来方记录单紧急接受人姓名：留言人姓名：留言人单位：留言人电话将再来电请您回电将来访已来访留言内容：记录人：日期和时间：第36页,共69页，星期六，2024年，5月下面是一份电话记录的范例：时间2002．7．27地点办公室对方单位方圆广告公司对方姓名及职务张军（业务员)通话内容我公司委托该公司制作的电视广告，已经制作完毕。对方约我公司7/25日前去查看效果。备注该事由公司宣传部负责，宜将该电话记录转宣传部知；?张军的联系电话是：xxxxxxxxxxxxxxxx第37页,共69页，星期六，2024年，5月呈送上司将电话记录单呈送上司请求上司批阅理解并接受上司意见后执行第38页,共69页，星期六，2024年，5月拨打电话的流程管理：提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话询问对方公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间第39页,共69页，星期六，2024年，5月提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话前的思考提纲：???我的电话要打给谁？????我打电话的目的是什么？?????我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？?????我应该选择怎样的表达方式？第40页,共69页，星期六，2024年，5月讲述事由要简明扼要，声音和蔼，遵守六原则：时间、地点、人物、事件、原因、怎么做；