档案查借阅管理制度.docx

档案查借阅管理制度

第一章总则

为规范档案查阅和借用行为，确保档案的安全、有效利用，依据国家法律法规及本单位内部管理规定，特制定本制度。档案是记录单位历史、员工信息及其他重要资料的文件，是保障单位正常运作和决策的重要依据。通过本制度的实施，旨在提升档案管理水平，促进信息的共享与交流。

第二章适用范围

本制度适用于本单位所有档案的查阅和借用活动，包括但不限于人事档案、财务档案、合同档案、项目档案等。所有员工及外部人员在查阅或借用档案时，均需遵循本制度的相关规定。

第三章管理规范

第1条档案管理职责

1.综合服务部负责本单位档案的集中管理和维护，确保档案的完整性和安全性。

2.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保资料的及时更新和准确性。

3.所有员工应遵守档案管理制度，维护档案的保密性和安全性。

第2条档案查阅申请

1.查阅档案的员工应填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的和所需档案类型。

2.外部人员查阅档案须提前三天向综合服务部提出书面申请，并附上身份证明文件及查阅目的。

3.综合服务部在收到申请后，应在三个工作日内予以审核并作出回复。

第3条档案借用规定

1.档案原则上不对外借用，特殊情况下须经综合服务部主任及相关部门负责人审批。

2.借用档案的员工需填写《档案借用登记表》，并出示有效身份证明。

3.借用期限最长不得超过三天，逾期未归还的，需向综合服务部说明原因，并申请延期。

第4条档案保管要求

1.所有档案应存放在安全、干燥、通风的环境中，避免阳光直射及潮湿。

2.重要档案应存放在专用保险柜中，并定期检查档案的完整性。

3.档案借出或查阅后，责任人需对借出或查阅的档案进行登记，并及时进行归还检查。

第四章操作流程

第1条查阅流程

1.申请:填写《档案查阅申请表》，提交至综合服务部。

2.审核:综合服务部在三个工作日内审核，决定是否批准查阅。

3.查阅:申请获批后，查阅人员在指定地点查阅档案，查阅期间不得对档案进行任何涂改、圈划、拆换等操作。

4.登记:查阅结束后，查阅人员需在《档案查阅登记表》上签字确认，记录查阅时间和内容。

第2条借用流程

1.申请:借用员工填写《档案借用登记表》，经综服部审核后，提交借用申请。

2.审批:综合服务部进行审批，必要时征求相关部门意见。

3.借用:审批通过后，借用人员需在借用登记表上签字确认，并领取借用档案。

4.归还:借用期满后，借用人员需及时归还档案，并填写归还登记信息。

第五章监督机制

第1条监督检查

1.综合服务部应定期对档案的查阅和借用情况进行监督检查，确保制度的落实。

2.对于违反查阅、借用规定的行为，综合服务部应及时进行处理，并予以警告或追责。

第2条记录与反馈

1.所有查阅和借用活动需有完整的记录，形成档案管理台账，便于后期的查阅和审计。

2.定期向管理层反馈档案查阅和借用情况，提出改进建议。

第六章附则

1.本制度由综合服务部负责解释，自颁布之日起实施，所有员工需遵守。

2.本制度如需修订，应由综合服务部提出修订意见，经管理层审核后方可实施。

3.本制度自发布之日起有效，若有相关法律法规更新，需及时进行调整。

通过本制度的实施，期望能有效提高档案管理水平，保障档案的安全性和有效性，促进单位内部信息的共享与交流，支持单位的决策和发展。