办公室电话管理.ppt

5、打电话时应注意的事项注意事项替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司错打电话，错播号码都要说对不起先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜*谢谢聆听2019-10-22五、做好电话记录无论打电话还是接电话，必要的时候，都要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐全。这五要素通常称为“5W1H”。*谢谢聆听2019-10-22??????Who（是谁）???????What（什么事）???????When（什么时候）???????Where（什么地方）???????Why（为什么）???????How（怎么样）*谢谢聆听2019-10-22电话记录单（一）来电时间□紧急接话人留言人对方单位留言人电话□将再来电□请您回电留言内容处理意见*谢谢聆听2019-10-22电话记录单（二）?去电公司?通话?接听人?通话时间年月日时分?去电内容：?通话结果与处理意见：??????????备注：*谢谢聆听2019-10-22电话记录范例时间2002年7月27日地点办公室对方单位方圆广告公司对方姓名及职务张军（业务员)通话内容我公司委托该公司制作的电视广告，已经制作完毕。对方约我公司7/25日前去查看效果。备注该事由公司宣传部负责，宜将该电话记录转宣传部知；张军的联系电话是：xxxxxx*谢谢聆听2019-10-22六、应对不同类型电话的处理方法1、接听重要的电话（如上级来电）1)、记录要准确；2)、及时核对；3)、及时处理。*谢谢聆听2019-10-222、接听下属来电下属打来的电话,不管是集体还是个人,大都是请示工作或联系事情的,一般都要上司做出指示.如上司不在,秘书要说明处理的办法,如:“我再马上请示有关的领导“或”大约×天内给以答复“,而不能说“知道了”就挂电话或含糊其辞搪塞对方.*谢谢聆听2019-10-223、接听直接找上司的电话先问清楚对方的单位,姓名,身份等,然后根据具体情况再作进一步的处理。上司正在开会或会客！态度要诚恳“×经理正在开会(或会客),预计四点钟结束,请您到时再打电话来,好吗”“到时我们在给您去电话,好吗”*谢谢聆听2019-10-224、上司不便接电话照实说（怠慢）——“善意的谎言”“×经理现在不在这儿,方便让我转告他吗”对方确有急事或是非常重要的客人,非马上找到上司本人不可——有弹性的话“请您稍等一下,我马上去找找看”（把对方的单位,姓名,身份,事由等写在便条上,通过便条向上司请示处理办法）上司不接电话（有回复的意向）——恳切“实在对不起,让您久等了,这会儿找不到××经理。见到他以后,我请他马上给您复电话好吗”*谢谢聆听2019-10-22当领导开会时，处理电话可采取的方式:转告对方会议预定在几点结束。询问是否由自己这方重打。遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。当领导会客时，处理电话可采取的方式:最好先请示一下。如果领导不在单位时，原则上或请代理人接，或请对方留言。*谢谢聆听2019-10-225、上司不想接的电话一口回绝“×经理出去办事,今天不回来了。您有什么事找他吗”若对方仍固执纠缠下去,应礼貌地拒绝“对不起,我还有急事要办。我见到他,会转告他的,好吗”*谢谢聆听2019-10-226、上司正在通话“×先生,真不凑巧,×处长正在接电话,大概还需要×分钟吧,请问您有什么事吗”若确实有急事需要向上司请示或汇报,或者另一电话需要上司即刻接听可把事情写在便条上放在上司面前忌直接口述或对上司耳语。*谢谢聆听2019-10-227、上司不在告诉对方上司不在的原因“×经理身体不适,去看医生了(×经理出差去了)。您有什么事可以让我转告吗”未明上司不在的原因或不能直言相告时！忌“×经理还没来上班”“×经理不在”“×经理现在不在办公室,您有什么事吗？方便留言的话,我可以转告他”*谢谢聆听2019-10-22*感谢你的观看办公室电话管理*谢谢聆听2019-10-22