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XXXX公司

公文管理制度

第一章总则

第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。

第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。

第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。

第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。

第二章公文种类

第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。

（一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。

（二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。

（四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。

（五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。

（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。

（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。

第六条公文按照行文方向分为:

上行文:指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报

告。

平行文:指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，主要是函，也包括纪要。

下行文:指上级单位对所属下级单位的发文，如决定、通知、批复等。

第三章公文格式

第七条公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄报抄送、印发单位、印发日期、页码等部分组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。公司涉密公文分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级，保密期限：

分别为20年、10年、5年。（插注：本文档适用所有相关企业或单位或个人，文字表格可根据您实际情况而做进行随心更改，可删减或增加内容。本文档版权所有，只可使用，不可售卖，望遵守，不便之处请见谅。本段文字您可自行删除。）

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧

急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。公司发文，由公司全称加“文件”二字组成。联合发文时，发文单位标志用联合发文单位名称。部门发文，由公司全称加部门名称加“文件”二字组成。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成（附件1）；联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。一般情况下，标题由事由和文种组成。向党政部门行文时，标题由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

（十四）附注。对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄报抄送。除主送单位或部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位或部门，应当使用单位或部门的全称或规范化简称。

（十七）印发单位和印发日期。印发单位是指公文的印制主管部门，一般是单位办公室或文秘部门，印发日期是送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第八条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第九条公文用纸幅面采用国际标准A4纸型（210mm×297mm）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定