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浅谈水利工程档案管理工作石红梅163

【档案管理】

浅谈水利工程档案管理工作

石红梅

(新疆额敏县额敏水库除险加固工程建设管理处，新疆额敏834600)

〔摘要〕水利工程档案不仅是考证工程建设全过程最重要的依据，也是水利工程建设的历史记录，在工程建成后的运行管理工作中，是不可或缺的条件和依据，做好水利工程档案管理工作是工程建设过程中至关重要的一项任务。

〔关键词〕水利工程；档案管理

中图分类号：G271文章标识码：B文章编号：1009-0088(2010)05-0163-02

0工程概况

额敏水库是一座中型平原拦河水库，坝型为均质土坝，最大坝高13.31m。水库于1959年动工兴建，1967年竣工投入使用，该水库库容为2000万m3。额敏水库长期以来担负着额敏县额敏河北部灌区的农田灌溉及防洪任务。水库以灌溉为主，兼顾防洪、养殖。

新疆额敏县额敏水库除险加固工程建设管理处为项目法人单位，按照基本建设程序，依据相关法律法规，全过程管理水库除险加固工作。该工程概算总投资2966.67万元。工程于2002年7月20日正式开工，2003年8月5日完工。2009年7月29日通过竣工验收。

1水利工程建设中档案管理评析

一项水利工程在立项、审批、设计、建设过程中形成了大量的档案资料，这些资料不仅是考证工程建设全过程的重要依据，也在建设过程中的质量评定、事故原因分析、阶段与竣工验收、工程质量责任制的落实及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在工程建成后的运行管理工作中，也是不可或缺的条件和依据。通过参与工程档案的搜集、整理，对水利工程建设中档案管理工作分析如下。

1.1领导重视、制度健全，确保了档案资料完整规范

从工程立项开始，局领导就安排专人负责收集整理与本工程相关的文件材料，确保档案资料的连续完整。在组建工程建设单位时，同时设立工程档案管理领导机构，明确主管档案工作的领导并配备专职档案

管理人员，具体负责工程项目资料的整理归档工作。对工程各个阶段中形成的报告、批复、招投标文件、合同、图纸、往来函件、重大设计变更文件及领导视察活动等资料悉数归档，真正将档案管理工作的“三参加”、“四同步”管理落实到位。并利用照片、摄像、实物等多种形式，尽量全面、系统地记录工程建设的原貌，展现工程建设情况。

工程建管处根据国家对水利工程档案管理工作制定的法规，结合工程建设管理实际情况制定《档案管理制度》、《档案管理人员责任制》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等一系列规章制度，确保档案管理规范化。

为改善档案管理人员的工作条件，配备了计算机、打印复印机、照相摄像机等电子设备，使档案资料条目更清楚，内容更丰富。为加强档案室的建设，配备了档案密集架防。

1.2转变观念，超前管理

长期以来，我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不能创新。对各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地与有关部门主动联系；没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。近几年来、我们意识到档案工作不是临时性的工作，开始逐步转变观念，制定一系列措施对水利工程档案进行超前管理。

1.2.1根据水利工程复杂性的特点，拓宽档案验收收集渠道

164内蒙古水利2010年第5期(总第129期)

从实际情况看，水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多，形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多。经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏，而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂、往往造成工程任务一完成临时机构就解散，而档案资料材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们改变过去等待档案被送上门的做法，让档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序、工作流程及分阶段的工作安排，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，采取追踪收集和阶段收集法收集资料。

追踪收集法用于工程周期短、形成档案资料快的工程，档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和