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采购部业务流程

一、制定目的及范围

为提升采购部的工作效率，确保采购流程的规范化与透明化，特制定本业务流程。该流程适用于公司所有采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购，旨在明确各环节的职责与操作步骤，确保采购工作的顺畅进行。

二、采购原则

采购活动应遵循以下原则：

1.公正、公平、公开，确保选择的供应商在质量与价格上具备竞争力。

2.所有采购物资需从合法商家处采购，并要求开具正式发票。

3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。

三、采购流程

1.一般采购流程

1.1采购申请

申购人需先向仓库确认库存情况，若库存不足，填写“申购单”，并附上相关需求说明。

1.2申购审批

项目采购需提交预算审批，其他采购需经部门负责人批准后填写流转单，确保采购需求的合理性。

1.3询价

各部门负责询价，至少提供三家供应商的报价，确保价格的透明与合理。

1.4核价

参考历史价格进行核价，填写流转单中的核价结果，确保采购价格的合理性。

1.5审批

流转单需逐级审批，最终报公司负责人审批，确保采购决策的合规性。

1.6采购实施与验收入库

审批通过后，采购人下单，物资到货后由相关人员进行验收，确保物资符合要求，并完成入库手续。

1.7报销

采购物资需在货到一个月内完成报销，逾期将不予受理，确保财务流程的顺畅。

2.特殊采购流程

2.1集中计划采购

办公用品由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室统一采购，确保采购的集中与高效。

2.2零星采购

针对金额较低或偶发性的采购，采购人需征得部门负责人同意后执行，简化流程。

2.3应急采购

在紧急情况下，需由应急处置小组进行采购，无需询价，以最快方式满足需求。

2.4年度采购

涉及定期需求的采购，需提前编制年度预算，并向财务部报备，确保资金的合理使用。

四、备案

所有采购完成后，采购人需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份，一份交财务审核，另一份存档以备查，确保采购记录的完整性。

五、采购纪律

1.采购人职责

采购人需建立供应商资料档案，做好市场调查，确保采购物资的质量与合规性。

2.采购人员行为规范

采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，违者将受到严肃处理，确保采购过程的公正性。

六、流程优化与反馈机制

为确保采购流程的持续改进，需定期收集各部门对采购流程的反馈，分析存在的问题并进行优化调整。建立定期评审机制，确保流程能够适应公司发展的需要，提升整体采购效率。

七、总结

通过以上流程的制定与实施，采购部将能够有效地管理采购活动，降低采购成本，提高工作效率，确保公司资源的合理配置。每个环节的清晰定义与责任划分，将为公司的可持续发展提供有力支持。