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XX燃气有限公司

办公用品管理办法

1目的

为规范公司办公用品的采购、保管、领取和使用,确保办公所需。

2范围

适用于公司各部门的办公用品管理。

3职责权限：

公司机关综合管理部负责制定本制度，对采购物品的建议权。

4工作程序：

4.1办公用品的采购

4.1.1标准：办公用品配备和使用标准由部门根据实际情况自行制订岗位配备标准，作为本制度附件执行。

4.1.2机关综合管理部负责办公用品采购、发放。未经审核批准擅自购买者一律不予报销。

4.1.3费用标准：每年给予各部门办公用品费用预算标准。因浪费造成超出自行负责。

4.1.4采购实行双人采购制度；大宗、批量、贵重物品采用招标方式，由机关综合管理部经理及公司领导对采购地点、规格型号和质量价格上予以把关，相关部门派人参与采购工作；必要时，可邀请有关专业人员参与。

4.1.5采购工作要科学、合理，增强透明度。采购前。应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。网上商品在能确定质优、价廉时可在网上购买。本地有的物品，只有当差价节省的钱超过交通运输成本时，方可派人派车到外地采购。

4.1.6办公用品采购的一般程序：需用部门或负责人向机关综合管理部提出申请，填写办公用品《采购申请单》→由机关综合管理部确认库存无可用或可替代的物品后按照规定权限办理审批→审批后交机关综合管理部购买。

4.1.7采购时间：每月25日前各部门填写《办公用品需求表》，按上述程序审批后进行采购。采购前由采购员填写《采购申请单》，确定采购物品种类，型号数量和费用，机关综合管理部经理签字，财务审核，总经理批准后统一进行采购。每月底前采购员统一将下月用品采购完毕。

4.2办公用品的保管

4.2.1公司所有办公用品由机关综合管理部统一保管，并做好相应的台账。

4.2.2办公用品库存的种类和数量要科学合理，便于保管和适于批量采购的常用易耗品应适量库存，并确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

4.2.3机关综合管理部负责对购入的办公用品验收入库，如实填写《入库单》上的物品名称、规格、单价和数量等相关内容,并做好《入库登记台账》。

4.2.4对阶段性使用或暂时闲置的物品要妥善保管，各部门替换下的各类办公用品应交由行政部统一管理。

4.2.5定期对办公用品进行库房盘点，确保账物相符，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。

4.3办公用品的领取

4.3.1领取的原则：工作任务清楚，使用目的明确．一次一领，专领专用。

4.3.2各部门如需办公物品，经本部门负责人确认后到机关综合管理部领取，领取人须在《部门办公用品领取登记表》上如实填写物品名称、数量、费用、用途等相关内容。

4.3.3机关综合管理部负责人对于明显超出常规的申领，可要求领取人作出解释，否则行政部有权拒绝发放。

4.3.4非消耗性办公用品管理：机关综合管理部对各部门领取的非消耗性办公用品(如电脑、U盘、移动硬盘、订书器、计算器、剪刀、台历架等)，领用时除了在领用登记表上签字外，同时还要按部门单独建册，在《非消耗性办公用品领取登记表》上进行记录，做好统计，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。员工离职时要交回，否则按进价扣款。

4.3.5办公固定资产清册：列入办公室固定资产管理序列的物品（如办公桌，电脑、打印机等），各部门需明确责任人。办公用品领取后，发现不适用或未用完部分应立即退还机关综合管理部。同时机关综合管理部要建立《办公固定资产清册》，每半年进行一次资产盘点。

4.3.6费用核算：每月25日前，文员要将本月各部门领用办公用品费用支出列表，请部门负责人确认后报财务，进行办公费用记录与考核。

4.4办公用品的使用

4.4.1各部门在日常工作中，应处处精打细算，努力降低办公成本。

4.4.2办公用品应为办公所用，不得挪作私用，不得随意丢弃废置。

4.4.3精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

4.4.4办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用．贵材贱用。

4.4.5对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。

4.4.6使用中出现问题由机关综合管理部负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。

4.4.7本办法由发布日期起实施。

202X年1月1日