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物业管理档案管理制度15篇

【第1篇】物业管理公司档案管理制度（9）

物业管理公司档案管理制度(九)

第一条总则

1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服

务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,

包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、

各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

3.公司对档案实行集中统一管理。

第二条档案管理架构

1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。

2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案

管理人员。

3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职

档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条档案分类:

1.文书类档案

1)政府部门各类文件

2)公司对外、对内各类正式发文

3)法律公文

4)广告策划文案

1

2.工程技术类

1)设备设施档案

2)招投标档案

3.财务类档案

4.合同类档案

5.公司各类证照

6.影音类文件

第四条归档工作流程

1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、

统计、利用。

2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文

件、证照原件整理后,负责移交至公司综合档案室归档。

3.各管理处按要求建立档案,做好档案登记目录,经管理处负责人

审签后,及时交送公司综合档案室备查,并依据要求将档案原件移交

公司综合档案室。如管理处确需留存原件的,应与公司综合档案室办

理档案借阅手续。

第五条归档要求

1.归档文件必须完整齐全。

2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。

3.档案编目

1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号

如:2004/市场/001

2

2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号

如:2004/百事可乐/项目/001

3)财务类档案:会计年度设置

4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号

4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸

类的传真件、复印件均不能归档。

5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要

可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):

1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、

人物、背景、摄影者五要素。

2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、

制作日期、制作人、盘数、序号等。

第六条档案借阅、移交

1.公司档案室档案原则不外借其他单位,如确需外借需经公司主管

副总批准。

2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管,不得私自

涂改、拆卷、复印及转借他人。

3.各管理处只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主

管部门负责人批准。

4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监

督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。

第七条保管和保密制度

3

1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明

确。

2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档

案要由专人监销,防止泄密。

4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。

第八条附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

【第2篇】物业管理公司档案管理制度（8）

物业管理公司档案管理制度(八)

依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完

整和安全,特制定本制度。

一、档案工作的基本原则

档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,

专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考

价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及

时归档。

二、文件资料点收、整理和归档

1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短

缺,应立即