质量环境体系文件管理培训.ppt

文件管理培训

讲课提纲一.什么是文件?二.文件的重要性三.质量环境标准对文件的要求?四.如何对文件进行控制?五.文件控制实例1.文件编写格式内容2.编写文件的五忌3.案例举例

阐明所取得的结果或提供所完成活动的计算所得的文件。提问：你的毕业证书是不是记录?注：记录用于可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠证措施的证据记录通常不需要控制版本。文件定义： 信息及其承载媒体。示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。提问：国家的法律法规是不是文件?注：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。一.什么是文件?记录定义：

规定质量环境体系一致信息的文件标准要求的程序其他需要的程序策划、运行和控制需要的文件标准要求的记录手册 程序作业指导书、规范一.什么是文件?质量环境体系文件应该包括：文件可多可少文件可详可略可采用任何形式或类型的媒体组织的规模活动的类型过程和相互作用的复杂程度人员的能力特定产品、项目、过程或合同应用质量环境质量环境方针、目标质量环境表格、记录

二.文件的重要性文件在质量环境体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：(1)符合标准要求在质量环境标准条文中，均要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”。为什么?

建立体系文件最重要的作用即所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。(2)工作的依据二.文件的重要性

当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术支持的要求。(4)防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成运作上的困难。(3)提升管理技术水平的基础二.文件的重要性

由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。(6)增强员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作职责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。(5)改善人际关系二.文件的重要性

注3:不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程度取决于：a)组织的规模和活动的类型；b)过程及其相互作用的复杂程度；c)人员的能力。注3:文件可采用任何形式的媒体。d)组织为确保其过程有效策划、运作和控制所确定的必要文件和记录；e)本标准所要求的质量记录(见4.2.4)注1:本标准出现“形成文件的程序”之处，即要求建立该程序，形成文件，并加以实施和保持。注2:一个单一文件可以包括一个或多个程序的要求，一个文件化程序的要求可被多于一个文件覆盖。三.质量环境标准对文件的要求?4.2文件要求4.2.1总则质量管理体系文件应包括：a)形成文件的质量方针和质量目标；b)质量手册；c)本标准所要求的形成文件的程序和记录；MicrosoftwerPoint演示文

三.质量环境标准对文件的要求?4.2.2质量手册组织应编制和保持质量手册，质量手册包括：a)质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性；b)为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；c)质量管理体系过程之间相互作用的表述

a)形成文件的质量环境方针和目标；b)质量手册；c)质量环境标准规定的形成文件的程序和记录；d)企业确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录。a)企业的规模和活动类型；b)过程及其相互作用的复杂程度；c)人员的能力。文件可采用任何形式或类型的媒介。质量环境文件的多少和详略程度取决于1)总则(4.2.1)质量环境的文件应包括三.质量环境标准对文件的要求?

质量环境标准中出现此句话之处，即要求建立该程序，形成文件，并加以实施和保持。8.5.2纠正措施8.5.3预防措施8.2.2内部审核8.3不合格品控制“形成文件的程序”4.2.3文件控制4.2.4记录控制三.质量环境标准对文件的要求?MicrosoftwerPoint演示文

三.质量环境标准对文件的要求?4.2.3文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据条款4.2.4的要求进行控制。应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：a)文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d)确保在使用处可获得有效版本的适用文件；e)确保文件保持清晰、易于识别；f)确保策划和运作质量管理体系所必须的外来文